Privacy policy

Latest revision date: 2022-04-19

Newest additions:

The English version has been completed to fully comply with the Dutch version. Furthermore, the following additions have been made to the Dutch version. The translations have been added for convenience.

5.1 T.S.V. ‘JAN PIETER MINCKELERS’ VERWERKT VAN NORMALE, actieve EN BUITENGEWONE LEDEN DE VOLGENDE PERSOONSGEGEVENS

5) Nationaliteit; dit vragen wij omdat internationalisering binnen de vereniging een belangrijke rol speelt We proberen de vereniging te verbeteren op basis van de behoeften van de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Een voorbeeld is dat we activiteiten willen organiseren specifiek voor Engelssprekende studenten.

5.1 T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ processes the following personal data of (extra)ordinary – and active members

5)   Nationality; We ask you this because internationalization within the study association plays an important role. Based on origin, we can make draw categories linked with certain activities. An example is that we want to be able to organize a certain activity specific for English-speaking students.

6. WIE DE PERSOONSGEGEVENS KRIJGEN TE ZIEN

Binnen de vereniging zijn de enige personen die persoonsgegevens verwerken, het bestuur en haar commissies. Hieronder staan de commissies genoemd en een uitleg van de persoonsgegevens die ze moeten verwerken. De commissies zijn onderverdeeld in drie categorieën, namelijk de operationele commissies, activiteiten commissies en overige commissies. Operationele commissies zijn noodzakelijk voor het onderhouden van de vereniging. Vaak hebben deze commissies meer gegevens nodig dan andere commissies. Activiteiten commissies zijn commissies die een activiteit organiseren. Voor deze evenementen is vaak extra informatie nodig.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verstrekt uitsluitend gegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een voorbeeld van een overeenkomst is om gegevens te verstrekken aan een bedrijf voor een bedrijfsbezoek. In andere gevallen vraagt T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om jouw toestemming om jouw gegevens met een derde te delen.

6.1 Operationele commissies

1)    Bestuur; alle informatiestromen en de opslagsystemen zijn te allen tijde beschikbaar voor het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

2)    FinanCie; de financiële commissie heeft inzage in de financiën van de vereniging en monitort deze actief. De leden van deze commissie zullen de grootboeken inzien waarin staat genoteerd wie wat voor een aankoop bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft gedaan.

3)    F.O.R.T.-cie; de F.O.R.T.-commissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Ze hebben ook toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit. Ook heeft de F.O.R.T.-cie inzage in de namen en geboortedata van de Japie leden die ook de F.O.R.T. kunnen bezoeken om te controleren of er personen aanwezig zijn die jonger zijn dan 18 jaar. Wegens wettelijke verplichtingen en uit gezondheidsoverwegingen wordt er aan deze minderjarigen geen alcohol geschonken. Deze commissie heeft daarnaast haar eigen persoonsgegevens systeem, genaamd Lassie. Hier worden transacties aan accounts gekoppeld. Deze accounts zijn niet allemaal in bezit van Japie leden, maar kunnen ook van faculteitsmedewerkers of andere personen zijn die geen Japie lid zijn. Op Lassie worden alleen namen, geboortedata en transactiegegevens opgeslagen wat betreft persoonsgegevens.

Ook heeft de F.O.R.T.-commissie toegang tot de e-mailadressen van de huidige tweedejaars bachelor studenten die lid zijn bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om deze groep te kunnen e-mailen om te peilen of deze studenten geïnteresseerd zijn om volgend academisch jaar deze commissie in te stappen.

4)    Hét Tappersgilde; Hét Tappersgilde krijgt in te zien welke leden van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' jonger zijn dan 18 jaar; zij krijgt hiervoor de geboortedata van de leden van wie dit zo is. Dit heeft zij nodig om aan de wet te kunnen voldoen en alleen alcohol te schenken aan zij die dit mogen nuttigen. Hét Tappersgilde heeft ook de mogelijkheid om hierboven beschreven systeem, Lassie, te gebruiken. Zij kan namelijk transacties in de F.O.R.T. mogelijk maken door deze in dit systeem vast te leggen. Ook zij heeft alleen toegang tot namen, geboortedata, en transactiegegevens wat betreft persoonsgegevens.

5) J.A.P.I.E.-cie; de Japie Automatisering Programmeren Internet en Elektronica commissie heeft toegang tot al het dataverkeer dat op de website rond gaat, alle databases met informatie die op de VPS (VPS: onze Virtual Private Server) opgeslagen worden. Hier staan vrijwel alle persoonsgegevens. De J.A.P.I.E.-cie gebruikt geen van deze gegevens in haar taken, maar heeft wel de toegang nodig om onderhoud aan de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' te kunnen plegen en ander elektronica gerelateerde problemen op te lossen.

6)   Kandidaten van het bestuur; de kandidaten van het bestuur gaan uiteindelijk het bestuur opvolgen vanaf de jaarlijkse alv in september. Om de kandidaten optimaal in te kunnen werken, zal deze groep inzicht hebben op de taken van het bestuur. Hierdoor zijn alle informatiestromen en de opslagsystemen te allen tijde beschikbaar voor de kandidaten van het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

7)   Kandidaten van de F.O.R.T.-commissie; de kandidaten van de F.O.R.T.-commissie gaan uiteindelijk de F.O.R.T.-commissie overnemen vanaf de jaarlijkse alv in september. Om de kandidaten optimaal in te kunnen werken, zal deze groep inzicht hebben op de taken van de F.O.R.T.-commissie. Hierdoor hebben de kandidaten van de F.O.R.T.-commissie toegang tot het Lassie systeem en tot de gegevens die nodig zijn voor het organiseren van een activiteit. De kandidaten van de F.O.R.T.-commissie hebben echter geen toegang tot de e-mailadressen van de huidige tweedejaars bachelor studenten die lid zijn van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

8)   Onderwijsraad; De onderwijsraad werkt samen met de Coördinator Onderwijs. Deze partijen organiseren onder andere jaaroverleggen (vaak cohort consultations genoemd) en vakoverleggen (vaak course consultations genoemd). Deze overleggen zijn de door de Coördinator Onderwijs of de onderwijsraad georganiseerde overleggen voor de leden om feedback te verkrijgen om vakken te verbeteren. Om de leden te bereiken gebruiken de Coördinator Onderwijs en de onderwijsraad de e-mailadressen van de leden van een jaarlaag of leden die ingeschreven zijn voor een specifiek vak. Verder heeft de onderwijsraad toegang tot het e-mailadres van de Coördinator Onderwijs.

9)   Raad van Advies; de Raad van Advies (RvA) heeft geen toegang tot persoonsgegevens die bewaard worden bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.

10)  T-Licht redactie; de T-Licht redactie heeft toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het T-Licht magazine te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6.2 activiteiten commissies

1)    ACTcIE; de ACTcIE heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

2)    BatCie; De BatCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen. De BatCie heeft een bewijs van inschrijving aan de TU/e evenals documentnummers van identiteitsbewijzen nodig om te kunnen voldoen aan de eisen van de Batavierenrace.

3)    ChefCie; De ChefCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

4)    EJC; De EJC heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

5) IntroCie; de intro commissie krijgt de gegevens in te zien van de personen die staan ingeschreven voor de introweek. Zij krijgen de volgende gegevens in te zien: naam, geboortedatum, dieetwensen, verblijfadres en telefoonnummer. Dit heeft de commissie nodig om de introweek deelnemers het eten te geven dat ze willen en in geval van nood te kunnen bereiken.

6) LadyCie; De LadyCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

7) Meerdaagse excursie commissie; de meerdaagse excursiecommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de meerdaagse excursie om hen op de hoogte te houden van vorderingen. Ook vraagt de meerdaagse excursiecommissie om de paspoortgegevens (het documentnummer) van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

8) Studiereiscommissie; de studiereiscommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de studiereis om hen op de hoogte te houden van vorderingen en de voorbereidende activiteiten. Ook vraagt de studiereiscommissie om de paspoortgegevens van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Veel hiervan staat vastgelegd in het contract van deelname aan de studiereis. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

6.3 overige commissies

Onder de overige commissies staan commissies die niet elk jaar actief zijn. Onder deze commissies vallen vaste commissies, samengevoegde commissies en door het bestuur opgestelde nieuwe commissies (zoals de Excursie commissie, Weekend commissie, Codex commissie, etc.). Samengevoegde commissies zijn commissies waarbij twee vaste commissies zijn samengevoegd (zoals de ABC, welke een samenvoeging van de ACTcIE en de BatCie is).

1) Een nieuwe commissie; Nieuwe commissies hebben de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen.

2) GalaCie; De GalaCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen.

3) F.O.R.T. Lustrum commissie; De F.O.R.T. Lustrum commissie (FoLuCie) heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen. De FoLuCie mag statistieken vanuit het programma Lassie gebruiken om de activiteiten beter aan te sluiten op de leden.

4) Lustrum commissie; De Lustrum commissie (LuCie) heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen. De LuCie kan aangewezen worden om de Lustrum Boek commissie te begeleiden. Hierdoor heeft de LuCie toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het lustrum boek te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5) Lustrum Boek commissie; De Lustrum Boek Commissie (LuBoCie) heeft toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het Lustrum boek te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6) ONCS commissie; de ONCS (Open Nederlandse Chemie Sportdagen) commissie wisselt elk jaar van vereniging. Deze commissie werkt ook onder de Stichting ONCS. Deze stichting krijgt alle relevante informatie van de ingeschreven leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ doorgestuurd van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om de ONCS te organiseren. Bij inschrijving aan de ONCS ga je akkoord met het delen van de relevante informatie.

7) Symposium commissie; de Symposium commissie heeft inzage in de deelnemers die meedoen aan het symposium. Deze lijst bevat namen en e-mailadressen van de personen die een ticket hebben gekocht.

6. who can see the personal data

Within the association, the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and committees thereof, are the only people allowed to process personal data. Below, the committees are listed and it is explained what personal data the committees may process and see. The committees are divided into three categories, namely operational committees, activity committees, and miscellaneous committees. Operational committees are necessary to maintain T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. In many cases, these committees have access to more personal data than the other two committee categories. Activity committees are committees that organize an activity for the association. For activities, additional information may be needed.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ only shares information to external parties and when this is needed for the execution of the agreement with you or to fulfill the legal mandate. An example of such an agreement is to share personal data to companies for a company visit. In other cases, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ asks for your permission to share information with external parties.

6.1 Operational committees

1)   Board; All information streams and the storage systems are always accessible for the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

2)   Candidates of the board; The candidates of the board will take over the board from the annual G.M.M. in September. This group will have access to the tasks of the board so that they can be properly prepared for the board year. Due to this, all information streams and storage systems will be accessible to the candidates of the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

3)   Financial committee; The financial committee (FinanCie) is allowed to view the finances of the association. The committee monitors this actively. The members of this committee will be able to see the ledgers in which is states who has purchased an item at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

4)   F.O.R.T. committee; The F.O.R.T. committee needs the subscriptions from the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee can request more information from the members to organize their activities. The committee has also got access to the e-mail addresses of the people who have signed up for an activity. Moreover, the F.O.R.T. committee can see the names and dates of birth of the Japie members who can visit the F.O.R.T. to check whether the present members are below the age of 18 years. Due to legal mandate and health decisions, no alcoholic beverages will be served to people underage. The F.O.R.T. committee has also got their personal data system named Lassie. Here, the transactions made during an activity are linked to an account. These accounts are not all in possession of Japie members, but the accounts can also be owned by department workers or other people who are not a member of Japie. On Lassie, only the names, dates of birth, and transaction information will be stored, concerning the personal data.

Furthermore, the F.O.R.T. committee has access to the e-mail addresses of the current second-year bachelor students who are a member of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to ask for the interest of these students for becoming F.O.R.T. committee next academic year.

5)   Candidates of the F.O.R.T. committee; The candidates of the F.O.R.T. committee will take over the F.O.R.T. committee from the annual G.M.M. in September. This group will have access to the tasks of the F.O.R.T. committee so that they can be properly prepared for the F.O.R.T. year. Due to this, the candidates of the F.O.R.T. committee have access to the Lassie system and to the additional information for activities. The candidates of the F.O.R.T. committee do not have access to the e-mail addresses of the current second-year bachelor students who are a member of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6)   Hét Tappersgilde; Hét Tappersgilde is able to see which members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ are below the age of 18 years; Hét Tappersgilde will receive for this the dates of birth of the members. The committee has access to this information to fulfill the legal mandate and serve alcoholic beverages to the people who are allowed to consume alcohol. Hét Tappersgilde has also got access and the right to use the system, Lassie. They can make transactions in the F.O.R.T. possible by using the Lassie system. Also, Hét Tappersgilde has access to the names, dates of birth, and transaction information concerning personal data.

7)   J.A.P.I.E.-cie; The Japie Automatisering Programmeren Internet en Elektronica (Japie Automating Programming Internet and Electronics) committee has access to all data traffic on the Japie websites, all databases with information which are stored on the VPS (Virtual Private Server). In the VPS, personal data is stored. The J.A.P.I.E.-cie does not use any of the personal data in their tasks, but it does need access to maintain the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and to solve issues with the electronics used by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

8)   Educational Council; The Educational Council (OR) works together with the Coordinator of Educational Affairs. Both parties organize cohort consultations and course consultations. These consultations are the by the Coordinator of Educational Affairs and the Educational Council organized consultations to obtain feedback from the members to improve the courses of the Department of Chemical Engineering & Chemistry. To contact the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, the e-mail addresses of the members of each cohort or members who have subscribed for a specific course, may be used. Furthermore, the Educational Council has access to the e-mail address used by the Coordinator of Educational Affairs.

9)   Advisory Board; The Advisory Board (RvA) has no access to personal data that is kept by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

10)   T-Licht Editorial Board; The T-Licht Editorial Board has access to the names and addresses information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the T-Licht magazine to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.


6.2 activity committees

1)   ACTcIE; The ACTcIE gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

2)   BatCie; The BatCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website. The committee has access to the e-mail addresses of the people who have subscribed to the activity. The BatCie needs proof of registration at the TU/e as well as document numbers of identity cards to meet the demands of the Batavierenrace.

3)   ChefCie; The ChefCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

4)   Freshmen Committee; The Freshmen Committee (EJC) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

5)   LadyCie; The LadyCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

6)   IntroCie; The introduction committee gains access to data of the people who have signed up for the introduction week. The committee will obtain the following data: name, date of birth, dietary wishes, sleeping address, and phone number. The committee needs this information to supply the introduction week participants with food and to contact the participants in case of emergency.

7)   Study Tour Committee; The study tour committee has access to the e-mail addresses of the participants of the study tour to keep the participants up to date with the progress and the preparatory activities of the activities. Also, the committee asks for passport information of the participants to be able to book flight tickets and to organize excursions to companies. Next to this, the committee keeps phone numbers and emergency phone numbers of the participants. Many of the information has been agreed upon in the contract of participation for the study tour. Furthermore, the study tour committee can request more information from the members to organize its study tour and its activities.

8)   Study Trip Committee; The study trip committee (MEC) has access to the e-mail addresses of the participants of the study trip to keep the participants up to date with the progress and the preparatory activities

6.3 misceLlaneous committees

Miscellaneous committees are committees that are not yearly active. In this list, fixed committees, merged committees, and newly formed committees (such as the Excursion committee, Weekend committee, Codex committee, etc.), are present. Merged committees are constituted from two existing committees, such as the ABC, which is merged from the ACTcIE and the BatCie.

1)   A new committee; A new committee gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

2)   GalaCie; The GalaCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

3)   F.O.R.T. Lustrum committee; The F.O.R.T. Lustrum committee (FoLuCie) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website. The FoLuCie may use the statistics from the Lassie program to fit the activities better to the members.

4)   Lustrum committee; The Lustrum committee (LuCie) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website The LuCie can be appointed to guide the Lustrum Book committee. When this happens, the LuCie gains access to the names and address information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the lustrum book to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5)   Lustrum Book committee; The Lustrum Book committee (LuBoCie) has access to the names and address information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the lustrum book to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6)   ONCS committee; The ONCS (Open Nederlandse Chemie Sportdagen) committee changes every year of organizing study association. This committee works under the foundation ONCS. This foundation obtains all relevant information of the subscribed members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ from T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize the ONCS. By subscribing to the ONCS, you agree with the sharing of the relevant information.

7)    Symposium committee; The Symposium committee gains access to the information of the participants of the symposium. This list contains the names and e-mail addresses of the people who have bought a ticket.


PRIVACY POLICY T.S.V. ‘JAN PIETER MINCKELERS’

1. WEBSITE SPECIFIc COOKIE use

T.S.V. ’Jan Pieter Minckelers’ uses technical cookies, functional cookies. These cookies will be saved on your device. The cookies that T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ uses are needed for technical processing of the website and user-friendliness. Cookies help make the website work properly, and cookies remember your preference settings. Also, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ can optimize the website using cookies. You can unsubscribe for cookies through the settings menu in your internet browser so that the internet browser does not save cookies. Next to that, your internet browser can delete the earlier saved information. By denying T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ of using cookies, it may be possible that you cannot use the (online) services T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' provides.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ processes data of the website via Matomo. This data includes, but is not limited to, your IP address, click behavior, and which pages you have accessed. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ collects this data to improve her services.

2. Who is responsible

The board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is responsible for the website. The board can be contacted via sending an e-mail to info@tsvjapie.nl, calling 040 247 3756, or walking by the Japie room (STW 0.25, Helix, building 14 TU/e). With the person "we", the association's board is meant. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is also known as Japie.

3. On which systems is personal data saved

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ keeps personal data in several systems. Below, the systems are mentioned.

1)   The ST-Filer; The ST-Filer is the most crucial storage space for personal data. The ST-Filer is the network drive managed by the Chemical Engineering & Chemistry Department. Personal data that T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' processes can be put onto the ST-Filer. Sensitive personal information, such as passport document numbers, will only be kept in the ST-Filer for a short time. This data will be removed immediately after use. The personal data in the ST-Filer can only be accessed by the board members. Committee members can get access to a specific folder on the ST-Filer, but only after the board has granted the committee members permission. Every year, students of the Chemical Engineering & Chemistry department of the TU/e can become a member of T.S.V.' Jan Pieter Minckelers', for which their name will be linked to a number for their membership. This information will be deleted after the student has successfully completed their studies or has not been a member for the past two years.

2)   Local copy ST-Filer Japie folders; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ owns a computer that writes information from Japie folders, Japie e-mail traffic, and the website to a local document archive. The backup occurs selectively. Sensitive personal data, such as passport document numbers, will not be stored to this local document archive. Other member archives with personal data, as mentioned above, will be stored here. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ deletes the personal data that is no longer needed after a maximum of 7 years.

3)    Local copy finances; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ has also locally copied the finances to the treasurer's computer at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Personal data concerns the names and transactions made by people, such as members or benefactors. The data will be deleted after the legal mandatory storage term of 7 years.

4)   Virtual private server (VPS); T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ saves personal data, which has been filled in on the website of T.S.V.' Jan Pieter Minckelers, on an externally hosted server (via TransIP). The website serves as a member archive and primary storage source for personal data. All websites of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ are hosted via TransIP. The activities, which are accessible for the members and benefactors of Japie, and photos of activities are published on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Every member and every benefactor can make an account to see and use photos and other services on the website.

5)   Stack storage; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ uses a "stack storage" (virtual memory disk in the cloud) on externally hosted servers to save photos of activities. This memory disk is hosted via TransIP, on which also the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is hosted. The committee members are granted access by the board to upload photos from their activities; however, the committee members do not have access to the stack storage without consent.

6)   E-mail servers; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ has a few e-mail addresses, known for all e-mail addresses of the "tsvjapie" web domain (i.e. e-mail addresses ending with …@tsvjapie.nl), and the old e-mail address japie@tue.nl. Data sent to these e-mail addresses can, in all cases, be seen by the board and of the specific responsible person or committee assigned to the e-mail address.

7)   Physical archive; Financial data, such as declarations and receipts, but also benefactor forms and authorization forms will be physically archived at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. The benefactor- and authorization forms will be kept in storage for at least when this person is a benefactor. For the other financial data, a legal term of 7 years holds.

8)   Sharepoint; This digital storage system is used as an archive for administration by the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. All members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ must have the right to access the documents. Data that can be accessed here are minutes and G.M.M. documents, archived e-mail and letters, reports (annual reports and study tour reports), and finances. This data will not be deleted. When a person is present during a G.M.M., the person agrees that the information concerning the before mentioned documents is not deleted.

4. How do we collect personal data

The most common way of retrieving personal data is via forms on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Most importantly, the account profile options are an often-used form. Moreover, we can ask you for information when subscribing to an activity via the website. A board member can contact you personally with the question to provide the board with more information in a few cases. The contacting is uncommonly done. In these cases, a concrete goal will be stated.

5. What personal data DO we process, why this is, and the term of storage

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ processes different personal data of different people. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ distinguishes between ordinary and extraordinary members, active members, benefactors, and honorary members. For activities, additional information will be asked for when needed.

The personal data of the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ will be kept for at least the period that the particular person is a member. The personal data will be deleted once this person has not been a member for over 26 months. The same holds for benefactor data that will be kept for at least the period this person is a benefactor and after that for two additional years as a reflection period. Next to this, financial documents will be stored for as long as their legal storage term lasts. Photos will not be deleted so that these will remain accessible for benefactors from the time they have been an (extra)ordinary member. All accessible photo galleries (i.e. every year that has been saved) are accessible through the website of T.S.V.' Jan Pieter Minckelers for a normal Japie member.

The website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ does not intend to collect information about website guests of the age below 16 years unless these have gained access from their parents or guardians. However, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ cannot check a guest's age when they are on the website. In case T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' has collected information about an underage person, we expect you to contact us via info@tsvjapie.nl so that we can delete this information.

5.1 T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ processes the following personal data of (extra)ordinary – and active members

1)   TU/e ID-number; We ask you this because we would like to check whether all of our members are signed up at the TU/e. Furthermore, this number acts as the username for the website.

2)   First-, surname and affixes; We ask you this because we would like to keep a clear and structured archived member document.

3)   Gender; We ask you this because we would like to know your gender before certain activities. Based on gender, we can make draw categories linked with certain activities, for example for LadyCie activities.

4)   Date of Birth; We ask you this for multiple reasons. We must check whether a member is 16 years of age or older to give themselves the right to share their data with T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Furthermore, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and the F.O.R.T.-cie (see section 6.1) handle the legal alcohol policy, so they must decide based on the member's age. Next to this, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ has a slide on its promotion screen with the dates of birth of its members. This information will be used for fun purposes. This "birthday calendar" can also be accessed by current members on T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ website behind a log-in system.

5)   Nationality; We ask you this because internationalization within the study association plays an important role. Based on origin, we can make draw categories linked with certain activities. An example is that we want to be able to organize a certain activity specific for English-speaking students.

6)   Address information; We ask you this because the address will be used to send mail, such as the association magazine "T-Licht", to the association members.

7)   Phone number; We ask you this to have quicker contact with you in the case of emergency. We strictly use this when communicating via (e-)mail is insufficient.

8)   E-mail addresses; The e-mail address obtained from the university and the personal e-mail address are meant by e-mail addresses. The e-mail address obtained from the university is the most used way of communication between T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and her members. We ask you this because we are obligated under the articles of the association to inform you on a written basis about the general member's meetings (G.M.M.s). We also use the e-mail address to inform you about activities, find members for committees, and spread other relevant information. The personal e-mail address will only be used if a member has finished their studies and would like to become a benefactor. Without this e-mail address, this latter is impossible to arrange unless the member arranges this for themselves.

9)   Mail preferences; We track the mail preferences you have entered. This way, the member can choose to obtain general mailing or mailing from companies.

10)  Current status of the study; We ask you this because for some activities draw categories are applied based on the current status of the study. Next, we use this to share information relevant to specific member groups. For this, e-mails may be sent by companies T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers collaborates with.

11)   Membership years; If an ordinary member does not extend its membership but immediately applies for becoming a benefactor, we can use the membership years to assess which photo galleries these benefactors belong to (this is further explained in the benefactor’s personal information, section 5.2).

12)   Student travel product; We ask you this because we consider public transport as a transportation option for some activities. We would like to correctly estimate the travel costs for the use of public transport. The student's travel product must be filled in on the website.

13)   Photos; During T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ activities, photos will be made of the present members, activities, and objects. A selection of the photos will be published on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Part of the photos is publicly available. The entire content can only be seen after logging in. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ stores and archives the photos made during an activity. The photos that are published on the website may be used for the annual report, end report of the study tour connected to T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, the association magazine "T-Licht", the newsletter which is sent to the members of the association, and an almanac with names of the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Moreover, photos may be used by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ for physical promotion material within the Department of Chemical Engineering & Chemistry of the TU/e, for digital promotion on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ or promotional material for joint committees between T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and another entity, both within and outside the department Chemical engineering & Chemistry. An example is to share images of a company excursion to the company. By being present during an activity, you agree with publishing the photos on which you are present. If you think a photo does not belong on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, you can let this be known to use by e-mailing info@tsvjapie.nl.

14)   Activity with T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; On the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, we keep track of the members who are at a particular moment doing committee work or doing a board year for T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. The saved information is the member's name, which committee the member is participating in, their function in the committee, and a photo of this member when it participates in a committee. When this is about a board member, only the board year, function, and general group picture are saved. This information will also be stored to establish that a graduate student has been active at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. At the graduation ceremony, the graduate students receive a gift from T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

15)   Experience of studying abroad; The board of T.S.V.' Jan Pieter Minckelers can ask its members who have experienced studying abroad to share this with the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ for educational purposes. This is voluntarily. On the website, a specific page is dedicated to this information behind the log-in system. Members who would like to go abroad for educational purposes can use the information on this webpage to look for possibilities. Additionally, the board of T.S.V.' Jan Pieter Minckelers, can put the photos of the members onto an interactive world map, which can be seen on the promotion screen in the Japie room.

16)   Lecture follow-up groups; As a study association, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ organizes so-called lecture follow-up groups. These groups are arranged for a few specific courses of the study Chemical Engineering & Chemistry (both bachelor and master courses). The groups remain in direct contact with the Coordinator of Education Affairs of the study association and the responsible lecturer of the certain course. The groups will be published on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ so that the members can see which members give feedback to which course. This information is locked behind the login system, so only members can access this information.

5.1 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' processes the following personal data of benefactors

1)   First-, surname and affixes; We ask you this because we would like to keep a clear and structured archived benefactor document.

2)   Address information; We ask you this because the address will be used to send mail, such as the association magazine "T-Licht", to the benefactors of the association.

3)   Phone number; We ask you this to have quicker contact with you in the case of emergency. We strictly use this when communicating via (e-)mail is insufficient.

4)   E-mail addresses; The e-mail address is the most used way of communication between T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and her benefactors. We use the e-mail address to inform you about activities and to spread other relevant information for the benefactors.

5)   Contact preferences; We track the contact preferences you have entered. This way, the benefactor can choose to obtain the newsletter, the association magazine "T-Licht" (digitally or physically), and general mailing.

6)   Activity with T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; The information that is saved is the name of the benefactor, which committee or board the benefactor had been participating in, his or her function in the board. and a photo of this member when it participates in a committee.

7)   Transaction information; If the benefactor has chosen for an automatic money transfer, the following will be stored: The account number of the benefactor, the acceptance of this automatic money transfer, and the amount of money the benefactor donates to the association from the moment this transfer has been made.

8)   Membership years; The years in which a benefactor has been at the association as an ordinary member, will be stored so that the benefactor can view the photo galleries in which this benefactor has been a normal member.

9)   Photos; During the activities of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, photos will be made of the present benefactors, activities, and/or objects. A selection of the photos will be published on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Part of the photos is publicly available. The full content can only be seen after logging in. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ stores and archives the photos made during an activity. The photos that are published on the website may be used for the annual report, end report of the study tour connected to T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, the association magazine "T-Licht", the newsletter which is sent to the members of the association, and an almanac with names of the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Moreover, photos may be used by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ for physical promotion material within the Department of Chemical Engineering & Chemistry of the TU/e, for digital promotion on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ or promotional material for cooperative committees between T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and another entity, both within and outside the department Chemical engineering & Chemistry. By being present during an activity, you agree with the publishment of the photos on which you are present. In the case you think a photo does not belong on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, you can let this be known to use by e-mailing info@tsvjapie.nl.

5.3 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' processes the following personal data of honorary members

1)   First-, surname and affixes; We ask you this because we would like to keep a clear and structured archived honorary members document.

2)   Address information; We ask you this because the address will be used to send mail, such as the association magazine "T-Licht", to the honorary members of the association.

3)   Phone number; We ask you this to have quicker contact with you in the case of emergency. We strictly use this when communicating via (e-)mail is insufficient.

4)   E-mail addresses; The e-mail address is the most used way of communication between T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and her honorary members. We use the e-mail address to inform you about activities and to spread other relevant information for the honorary members.

5)   Contact preferences; We track the contact preferences you have entered. This way, the honorary member can choose to obtain the newsletter, the association magazine "T-Licht" (digitally or physically), and general mailing.

6)   Activity with T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; The information that is saved is the name of the honorary member, which committee or board the honorary member had been participating in, his or her function in the committee or board.

7)   In Memoriam; We keep this to neatly and respectfully communicate with the honorary members, family, or friends.

8)   Date of appointment We ask you this because we would like a structured archive of the honorary member document.

5.4 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' processes the following personal data of and for activities

Additional personal data can be asked for and (temporarily) be stored of members or benefactors who have been subscribed for an activity. Sometimes additional information is needed which T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' asks for. The following information is included in the list:

1)    Allergies or dietary wishes; We ask you this for activities in which food has been arranged for. Activities organized by the ChefCie, but also barbecues and committee activities in which dinner or lunch is served beforehand fall into this category. There will, for instance, be asked whether the members or benefactors are vegetarian or lactose-intolerant.

2)   Nationality; We ask you this, for excursions organized by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. It is often of state interest that we do this. Also, nationality is needed to book airplane tickets for excursions abroad. This information will immediately be deleted after use.

3)   Document number of passport or identification card; We ask you this, for excursions organized by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. It is often of state interest that we do this. Also, the document number is needed to book airplane tickets for excursions abroad. This information will immediately be deleted after use.

4)   Miscellaneous additional information; We ask you this because extra information needs to be retrieved for several activities. Think of clothing size as miscellaneous additional information.

6. who can see the personal data

Within the association, the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and committees thereof, are the only people allowed to process personal data. Below, the committees are listed and it is explained what personal data the committees may process and see. The committees are divided into three categories, namely operational committees, activity committees, and miscellaneous committees. Operational committees are necessary to maintain T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. In many cases, these committees have access to more personal data than the other two committee categories. Activity committees are committees that organize an activity for the association. For activities, additional information may be needed.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ only shares information to external parties and when this is needed for the execution of the agreement with you or to fulfill the legal mandate. An example of such an agreement is to share personal data to companies for a company visit. In other cases, T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ asks for your permission to share information with external parties.

6.1 Operational committees

1)   Board; All information streams and the storage systems are always accessible for the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

2)   Candidates of the board; The candidates of the board will take over the board from the annual G.M.M. in September. This group will have access to the tasks of the board so that they can be properly prepared for the board year. Due to this, all information streams and storage systems will be accessible to the candidates of the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

3)   Financial committee; The financial committee (FinanCie) is allowed to view the finances of the association. The committee monitors this actively. The members of this committee will be able to see the ledgers in which is states who has purchased an item at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

4)   F.O.R.T. committee; The F.O.R.T. committee needs the subscriptions from the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee can request more information from the members to organize their activities. The committee has also got access to the e-mail addresses of the people who have signed up for an activity. Moreover, the F.O.R.T. committee can see the names and dates of birth of the Japie members who can visit the F.O.R.T. to check whether the present members are below the age of 18 years. Due to legal mandate and health decisions, no alcoholic beverages will be served to people underage. The F.O.R.T. committee has also got their personal data system named Lassie. Here, the transactions made during an activity are linked to an account. These accounts are not all in possession of Japie members, but the accounts can also be owned by department workers or other people who are not a member of Japie. On Lassie, only the names, dates of birth, and transaction information will be stored, concerning the personal data.

Furthermore, the F.O.R.T. committee has access to the e-mail addresses of the current second-year bachelor students who are a member of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to ask for the interest of these students for becoming F.O.R.T. committee next academic year.

5)   Candidates of the F.O.R.T. committee; The candidates of the F.O.R.T. committee will take over the F.O.R.T. committee from the annual G.M.M. in September. This group will have access to the tasks of the F.O.R.T. committee so that they can be properly prepared for the F.O.R.T. year. Due to this, the candidates of the F.O.R.T. committee have access to the Lassie system and to the additional information for activities. The candidates of the F.O.R.T. committee do not have access to the e-mail addresses of the current second-year bachelor students who are a member of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6)   Hét Tappersgilde; Hét Tappersgilde is able to see which members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ are below the age of 18 years; Hét Tappersgilde will receive for this the dates of birth of the members. The committee has access to this information to fulfill the legal mandate and serve alcoholic beverages to the people who are allowed to consume alcohol. Hét Tappersgilde has also got access and the right to use the system, Lassie. They can make transactions in the F.O.R.T. possible by using the Lassie system. Also, Hét Tappersgilde has access to the names, dates of birth, and transaction information concerning personal data.

7)   J.A.P.I.E.-cie; The Japie Automatisering Programmeren Internet en Elektronica (Japie Automating Programming Internet and Electronics) committee has access to all data traffic on the Japie websites, all databases with information which are stored on the VPS (Virtual Private Server). In the VPS, personal data is stored. The J.A.P.I.E.-cie does not use any of the personal data in their tasks, but it does need access to maintain the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and to solve issues with the electronics used by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

8)   Educational Council; The Educational Council (OR) works together with the Coordinator of Educational Affairs. Both parties organize cohort consultations and course consultations. These consultations are the by the Coordinator of Educational Affairs and the Educational Council organized consultations to obtain feedback from the members to improve the courses of the Department of Chemical Engineering & Chemistry. To contact the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, the e-mail addresses of the members of each cohort or members who have subscribed for a specific course, may be used. Furthermore, the Educational Council has access to the e-mail address used by the Coordinator of Educational Affairs.

9)   Advisory Board; The Advisory Board (RvA) has no access to personal data that is kept by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

10)   T-Licht Editorial Board; The T-Licht Editorial Board has access to the names and addresses information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the T-Licht magazine to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6.2 activity committees

1)   ACTcIE; The ACTcIE gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

2)   BatCie; The BatCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website. The committee has access to the e-mail addresses of the people who have subscribed to the activity. The BatCie needs proof of registration at the TU/e as well as document numbers of identity cards to meet the demands of the Batavierenrace.

3)   ChefCie; The ChefCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

4)   Freshmen Committee; The Freshmen Committee (EJC) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

5)   LadyCie; The LadyCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

6)   IntroCie; The introduction committee gains access to data of the people who have signed up for the introduction week. The committee will obtain the following data: name, date of birth, dietary wishes, sleeping address, and phone number. The committee needs this information to supply the introduction week participants with food and to contact the participants in case of emergency.

7)   Study Tour Committee; The study tour committee has access to the e-mail addresses of the participants of the study tour to keep the participants up to date with the progress and the preparatory activities of the activities. Also, the committee asks for passport information of the participants to be able to book flight tickets and to organize excursions to companies. Next to this, the committee keeps phone numbers and emergency phone numbers of the participants. Many of the information has been agreed upon in the contract of participation for the study tour. Furthermore, the study tour committee can request more information from the members to organize its study tour and its activities.

8)   Study Trip Committee; The study trip committee (MEC) has access to the e-mail addresses of the participants of the study trip to keep the participants up to date with the progress and the preparatory activities

6.3 misceLlaneous committees

Miscellaneous committees are committees that are not yearly active. In this list, fixed committees, merged committees, and newly formed committees (such as the Excursion committee, Weekend committee, Codex committee, etc.), are present. Merged committees are constituted from two existing committees, such as the ABC, which is merged from the ACTcIE and the BatCie.

1)   A new committee; A new committee gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

2)   GalaCie; The GalaCie gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website.

3)   F.O.R.T. Lustrum committee; The F.O.R.T. Lustrum committee (FoLuCie) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website. The FoLuCie may use the statistics from the Lassie program to fit the activities better to the members.

4)   Lustrum committee; The Lustrum committee (LuCie) gains access to the participant information on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize their activities. Furthermore, the committee may ask for additional information via the website The LuCie can be appointed to guide the Lustrum Book committee. When this happens, the LuCie gains access to the names and address information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the lustrum book to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5)   Lustrum Book committee; The Lustrum Book committee (LuBoCie) has access to the names and address information of the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to send the lustrum book to the members and benefactors of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6)   ONCS committee; The ONCS (Open Nederlandse Chemie Sportdagen) committee changes every year of organizing study association. This committee works under the foundation ONCS. This foundation obtains all relevant information of the subscribed members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ from T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to organize the ONCS. By subscribing to the ONCS, you agree with the sharing of the relevant information.

7)    Symposium committee; The Symposium committee gains access to the information of the participants of the symposium. This list contains the names and e-mail addresses of the people who have bought a ticket.

7. Your rights

In the GDPR law, different rights concerning the change and removal of your data. This is explained in the GDPR law, but these will be mentioned for convenience here. If you would like to call upon one or more of these rights, you can do so to contact the board via the suggested contact ways.

1)    Right of data portability; You have the right to obtain all the digital personal data of yourself that T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ has stored. This way, you can easily share your information with a similar association. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ will supply your data within one month of your request.

2)   Right to erasure; In a few cases, T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' is obliged to delete personal data when you request this. This holds for the following cases:

·        The data is not needed for the purposes for which T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' collects the data.

·        You withdraw the permission that T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ may collect your data.

·        You object to the processing of personal data. You have a relative right to object if your rights are more important than the interest of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ to process your data.

·        T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ unlawfully processes your data.

·        After a lawful term; these differ per situation, but in the case of finances, 7 years is held.

Do note that there are consequences of using the right of being forgotten. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ cannot undo this action, so all your data at T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ will be lost. For many services (such as activities or visiting the F.O.R.T.) personal data is needed. You can be excluded from several services when you use this right.

3)   Right of access; You have the right to ask which data T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' has of you, and you have the right to see this data.

4)   Right of rectification; You have the right to have incorrect personal data be changed.

5)   Right to automated decision-making and profiling; You have the right to watch along decisions taken concerning automatically processed data. However, T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' does not automatically process data.

6)   Right on limitation of processing; You have the right to limit the use of your data. This holds for the following situation:

·        Your data is incorrect.

·        The processing is unlawful.

·        Your data is not needed anymore.

·        You object.

7)   Right to object against data processing; You have the right to object against the processing of your data.

8. Security of your data

The access to all personal data is encrypted via one or multiple ways. The board frequently checks whether the right person has access to the data. If there are any changes made to this, passwords will be renewed to make sure that old people do not gain access to personal data.

9. misuse of and infringement on your data

When personal data is used in other ways than is allowed according to law and policy, then the situation of unlawful behavior is at hand. The unlawful behavior can be done unintentionally, because someone may not be up to date with the rules. Also, intentional unlawful behavior is possible. In this policy, both intentional and unintentional unlawful behavior is recognized as misuse.

Misuse can lead to damage to people or the organization. We talk of misuse when:

1)   A person who is not allowed to gain and/or use certain data.

2)   A person who has access uses the data for other goals than is allowed to this person.

3)   Data is used that is not allowed to be used or that is not registered.

To prevent misuse, a few measures must be taken. It is important to have a policy regarding privacy and personal data, to make agreements, and to communicate the information. Clearance on good use of data prevents unintentional unlawful behavior.

10 misceLlaneous data processing

10.1 book sale

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ facilitates the book sale for her members. The book sale will be done via the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers, but also in cooperation with Intertaal. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gains the following (personal) data from Intertaal for the book sale with Intertaal:

1)   First-, surname, and initials.

2)   E-mail address

3)   Order number

4)   Bought articles

5)   Status of the order

6)   Order date

This data will be used to check which Japie members have to pick up their books and whether this has already been done. This data is located on the ST-Filler and a list of the people may be printed and kept in the Japie room to keep up to date on who has picked up their books. The list will be deleted after all members have picked up their books.

For the book sale via the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, members of the association, who would like to sell their books, agree that the contact information (name, e-mail address, phone number) is accessible on the website. This data can only be seen after logging in to the website.

10.2 Japiecam

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ has a webcam that is in use during opening hours. Part of the Japie room (STW 0.25) is visible from the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. This live stream is only visible for members after they have logged into the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. The livestream is not recorded by T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

10.3 lassie

Lassie is a system in which the F.O.R.T. committee saves her data for standard use to her pub. A guest of the F.O.R.T. can buy a pass to which money can be transferred and pay for articles, such as beer, soda, and snacks. This pass works similarly to the OV-chipkaart system of public transport. This system is kept by Bureau Moeilijke DIngen. On this system, the following (personal) data is stored:

1)   First- and surname

2)   Data of birth

3)   Transaction information (like which articles have been purchased and the current balance on the account of that person. With this balance, the person can buy articles.)

4)   Articles (like beer, soda, and snacks)

Data in this system will be deleted after two years of not being used. This is parallel to the policy of the F.O.R.T. committee, to which the leftover balance that is left on an account that has not been used after two years will be taken and the account will be deleted.

11. Complaints

If you are not happy with the current privacy policy or if you have complaints about the processing of your data, we ask you to contact the board of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, the processing responsible. You can contact them by e-mail address: info@tsvjapie.nl.

Privacybeleid T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’

1. WEBSITE SPECIFIEK COOKIE GEBRUIK

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt technische cookies, functionele cookies. Deze cookies worden opgeslagen op jouw apparaat. De cookies die T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ hiermee onze website optimaliseren. Je kan je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Door het verbieden van cookies, kan het zijn dat je geen gebruik kunt maken van de (online) diensten van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verwerkt via Matomo gegevens over het gebruik van haar websites. Deze informatie bevat onder andere jouw IP-adres, klikgedrag en welke pagina’s je hebt bezocht. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verzamelt deze gegevens om haar eigen diensten te verbeteren.

2. WIE IS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJK

De verwerkingsverantwoordelijke is het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Het bestuur is te bereiken door te mailen naar info@tsvjapie.nl, te bellen naar 040 247 3756 of langs te komen in de Japiekamer (STW 0.25, Helix, gebouw 14 TU/e). Met de persoon “wij” wordt het bestuur van de vereniging bedoeld. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ wordt ook wel Japie genoemd.

3. OP WELKE SYSTEMEN PERSOONSGEGEVENS OPGESLAGEN STAAN

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' bewaart persoonsgegevens in verscheidene systemen. Onderstaand zijn de verschillende systemen benoemd. 

1)    De ST-Filer; dit is de belangrijkste opslagplek van persoonsgegevens. De ST-Filer is een netwerkschijf die beheerd wordt door de faculteit Scheikundige Technologie. Persoonsgegevens die T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verwerkt, kunnen hier op komen te staan. Belangrijke persoonsgegevens zoals paspoort documentnummers worden maar kort opgeslagen omdat ze direct na gebruik worden verwijderd. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden. Commissieleden krijgen toegang tot een specifieke map op de ST-Filer nadat ze door het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' de rechten hiervoor hebben gekregen. Elk jaar kunnen Scheikundige Technologie studenten aan de TU/e lid worden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, waarbij de naam aan een nummer voor het lidmaatschapskaartje staat gekoppeld. Deze informatie wordt verwijderd nadat de student zijn studie succesvol heeft afgerond of wanneer de student twee jaar lang geen lid meer is geweest bij T.S.V. ‘Jan Pieter +Minckelers’.

2)    Lokale kopie ST-Filer Japie mappen; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een computer die Japie’s mappen, Japie’s e-mailverkeer en de website naar een lokaal bestandarchief schrijft. De back-up gebeurt selectief. Belangrijke persoonsgegevens zoals paspoort documentnummers worden hier niet naar toegeschreven. Andere ledenarchieven met persoonsgegevens zoals hierboven staan beschreven, staan hier wel op. De gegevens die T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' niet meer nodig heeft, worden na maximaal 7 jaar verwijderd.

3)    Lokale kopie financiën; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft de financiën ook lokaal gekopieerd staan op de computer van de penningmeester bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Deze gegevens bevatten namen en de aankopen die personen gedaan hebben. Deze gegevens worden verwijderd na de wettelijke verplichte bewaringstermijn (zeven jaar).

4)    Virtual private server (VPS); T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' bewaart persoonsgegevens die zijn ingevuld op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ op een extern gehoste server (bij TransIP). De website dient als ledenarchief en als primaire opslagbron van de persoonsgegevens. Via deze server worden alle websites van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gehost. Op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' staan de activiteiten die toegankelijk zijn voor leden en donateurs van Japie. Ook foto’s van activiteiten worden opgeslagen op de website. Het is voor elk lid en elke donateur mogelijk om een account aan te maken en foto’s en andere diensten op de website te bezichtigen en gebruiken.

5)    Stack storage; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' gebruikt een “stack storage” (virtuele geheugenschijf in de cloud) op extern gehoste servers om foto’s van activiteiten op te slaan. Deze schijf wordt gehost via TransIP waar ook de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt gehost. Commissieleden mogen toegang verkrijgen van het bestuur om foto’s van hun activiteiten uit te zoeken. Echter krijgen ze geen toegang zonder toestemming.

6)    E-mail servers; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een aantal e-mailadressen, te weten japie@tue.nl, en alle emailadressen die van het “tsvjapie” webdomein komen (d.w.z. alle emailadressen zoals voorbeeld@tsvjapie.nl). Gegevens die naar deze e-mailadressen worden gestuurd zijn te allen tijde in te zien door het bestuur en per e-mailadres door de specifiek verantwoordelijke persoon of commissie die aangegeven staat in de naam van het emailadres.

7)    Fysiek archief; bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ worden veel financiële gegevens, zoals declaratieformulieren en bonnetjes, maar ook donateursformulieren en machtigingsformulieren fysiek gearchiveerd. De donateurs- en machtigingsformulieren worden ten minste de tijd dat deze persoon donateur is, opgeslagen. Voor de overige financiële gegevens geldt de wettelijke 7 jaar termijn.

8)    Sharepoint; dit digitale opslagsysteem wordt gebruikt door het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' als archief voor administratie. Alle leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ moeten het recht hebben om hierbij te kunnen en bestanden in te zien. Gegevens die hier onder andere staan, zijn de notulen en stukken van de alv’s, gearchiveerde post, verslagen (zowel jaarverslagen als reisverslagen) en financiën. Deze gegevens zullen niet verwijderd worden. Als je aanwezig bent bij een alv, ga je akkoord met het feit dat verslaglegging daarbij hoort.

4. HOE VERZAMELEN WE PERSOONSGEGEVENS

De manier waarop wij voornamelijk persoonsgegevens verzamelen is via de formulieren op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Met name de account profiel opties zijn hiervoor een veelgebruikt veld. Ook bij de inschrijvingen van activiteiten kunnen we je vragen om informatie, wederom via de website. In een aantal gevallen kan een bestuurslid je ook persoonlijk benaderen met de vraag of je bepaalde gegevens kan verschaffen, maar dit komt zelden voor. In deze gevallen zal er een heel concreet doel voor zijn, dat over het algemeen ook gelijk duidelijk zal zijn.

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS WE VERWERKEN, WAAROM DIT IS EN DE TERMIJN VAN BEWAREN

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt van verschillende mensen verschillende persoonsgegevens. Zo maakt T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' onderscheid tussen normale en buitengewone leden, actieve leden, donateurs en ereleden. Voor activiteiten wordt aanvullende informatie opgevraagd als dat nodig is.

De persoonsgegevens van de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ worden bewaard voor tenminste de periode dat een persoon lid is. De persoonsgegevens zullen verwijderd worden wanneer een persoon langer dan 26 maanden geen lid meer is. Ditzelfde geldt voor donateursgegevens die bewaard worden in ten minste de periode dat een persoon donateur is en daarna nog twee jaar langer als een soort bedenktermijn. Daarnaast worden onder andere financiële stukken bewaard naar hun wettelijke bewaartermijn. Foto’s worden niet verwijderd zodat deze zichtbaar blijven voor donateurs uit de tijd dat ze bij Japie lid zijn geweest. Alle beschikbare fotogalerijen (d.w.z. van elk jaar dat er is opgeslagen) zijn via de website toegankelijk voor een normaal Japie lid.

De website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ kan echter niet controleren of een bezoeker van de website ouder dan 16 jaar is. Indien T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ volgens jou wel informatie heeft verzameld van een minderjarige, gaan wij ervan uit dat je contact met ons opneemt via info@tsvjapie.nl, zodat wij deze informatie kunnen verwijderen.

5.1 T.S.V. ‘JAN PIETER MINCKELERS’ VERWERKT VAN NORMALE, actieve EN BUITENGEWONE LEDEN DE VOLGENDE PERSOONSGEGEVENS

1)    TU/e ID-nummer; dit vragen wij omdat we willen controleren dat al onze leden ook staan ingeschreven bij de TU/e en dit als gebruikersnaam voor de website dient.

2)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ledenbestand willen bijhouden.

3)    Geslacht; dit vragen wij omdat we voor verschillende activiteiten van tevoren moeten weten welk geslacht een lid heeft. Op basis van een geslacht kunnen namelijk lotingscategorieën verbonden worden aan een activiteit. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan voor activiteiten van de LadyCie, die voornamelijk activiteiten organiseren voor dames.

4)    Geboortedatum; dit vragen wij op basis van meerdere redenen. We moeten kunnen controleren of een lid ouder is dan 16 jaar en dus zelf bevoegd is om toestemming te kunnen geven persoonsgegevens met T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' te delen. Ook gebruikt T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en de F.O.R.T.-cie (zie sectie 6.1) de leeftijd om te kunnen inzien of er alcohol geschonken mag worden aan een lid. Daarnaast hebben we een slide op ons promotiescherm met de mensen die binnenkort jarig zijn en hun geboortedatum ernaast voor ludieke doeleinden. Deze “verjaardagskalender” kan ook gevonden worden op de website van Japie achter een inlogsysteem door alle huidige leden van de vereniging.

5) Nationaliteit; dit vragen wij omdat internationalisering binnen de vereniging een belangrijke rol speelt. We proberen de vereniging te verbeteren op basis van de behoeften van de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Een voorbeeld is dat we activiteiten willen organiseren specifiek voor Engelssprekende studenten.

6)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om post, waaronder het verenigingsblad, “Het T-Licht”, naar de leden van de vereniging te versturen.

7)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

8)    E-mailadressen; het e-mailadres verkregen door de universiteit en het persoonlijke e-mailadres worden hiermee bedoeld. het e-mailadres verkregen door de universiteit is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar leden. Dit vragen wij om te kunnen voldoen aan onze statutaire plicht om leden schriftelijk te kunnen informeren over de oproeping tot bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, het zoeken van leden voor commissies en het verspreiden van andere relevante informatie voor de leden. Het persoonlijke e-mailadres wordt alleen gebruikt indien het lid afgestudeerd is en graag donateur zou willen worden. Zonder dit e-mailadres is dit laatste niet mogelijk zonder dat het lid zelf actie onderneemt.

9)    Mailvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een lid heeft op betrekking van maildiensten. Zo kan een lid kiezen of hij/zij wel of niet algemene mailing of mailings vanuit bedrijven wil ontvangen.

10)    Actuele status van de studie; dit vragen wij omdat voor sommige activiteiten lotingscategorieën verbonden zijn op basis van de actuele status van de studie. Daarnaast gebruiken we dit om informatie te kunnen delen met de relevante ledengroepen (specifieke studiefase) binnen de vereniging. Hieronder vallen ook mailings van bedrijven waar T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' mee samenwerkt.

11) Lidmaatschapsjaren; mocht een normaal lid stoppen met lid zijn maar zich gelijk als donateur aanmelden, dan kunnen deze jaren gebruikt worden om te bepalen bij welke fotogalerijen deze donateur mag (zoals staat beschreven bij de donateurs persoonsgegevens hieronder).

12) Studenten reisproduct; dit vragen wij omdat we bij een aantal activiteiten rekening moeten houden met vervoer en dus een correcte inschatting van de vervoerskosten moeten maken als we gebruik maken van het openbaar vervoer. Welk reisproduct een student heeft, moet aangegeven worden op de website.

13) Foto’s; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ maakt foto’s gedurende haar activiteiten van de aanwezige personen, activiteiten en/of objecten. Een selectie van de gemaakte foto’s wordt gepubliceerd op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. De foto’s op de website zijn gedeeltelijk publiekelijk te zien, de volledige selectie is zichtbaar na het inloggen. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bewaart en archiveert de gemaakte foto’s bij een activiteit. De foto’s die op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ staan, kunnen ook gebruikt worden voor het bestuurlijke jaarverslag, het eindverslag van een studiereiscommissie verbonden aan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, het verenigingsblad “Het T-Licht”, de nieuwsbrief die verzonden wordt naar leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ en een almanak met namen van leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Ook kunnen de foto’s door T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt worden voor fysiek promotiemateriaal binnen de faculteit Scheikundige Technologie van de TU/e, voor digitaal promotiemateriaal op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ of promotiemateriaal voor coöperatieve commissies tussen onze vereniging en een andere entiteit zowel binnen als buiten de faculteit Scheikundige Technologie. Een voorbeeld hiervan is foto’s delen van een bedrijfsexcursie met het bedrijf. Door op een activiteit aanwezig te zijn, ga je akkoord met het plaatsen van foto’s waarop je afgebeeld staat. Indien een gepubliceerde foto naar jouw mening niet thuishoort op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, kun je dit kenbaar maken aan ons (het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’) bijvoorbeeld per mail.

14) Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt bijgehouden welke leden er op dat moment commissiewerk verrichten voor T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ of het bestuur is van de vereniging. De informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een lid, welke commissie deze persoon lid van is, zijn of haar functie binnen de commissie en een foto van dit lid als het een commissie betreft. Als het een bestuur betreft, gaat het alleen om het bestuursjaar, functie en een algemene bestuursfoto van de hele groep bij elkaar. Deze informatie wordt ook bewaard om vast te stellen of een afstudeerstudent actief bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is geweest. Bij de diploma-uitreiking geeft T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ namelijk een cadeautje aan deze (oud-)leden.

15) Buitenlandervaring; het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' kan vragen aan leden die een buitenlandervaring hebben opgedaan voor educatieve doeleinden, om gegevens over hun buitenlandervaring te delen met de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Dit kan op vrijwillige basis gedaan worden. Op de website staat een speciale pagina gewijd aan deze informatie achter het inlogsysteem. Leden die graag naar het buitenland voor educatieve doeleinden willen, kunnen zo gemakkelijk achterhalen wat de mogelijkheden zijn voor een buitenlandervaring. Daarnaast zet het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' foto’s van leden op een interactieve wereldkaart die bezichtigd kan worden op het Japie promotiescherm in de Japiekamer.

16) Collegevolggroepen; als studievereniging organiseert T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bij een aantal vakken van de opleiding Scheikundige Technologie (zowel de bachelor als master) ook zogenaamde collegevolggroepen. Deze staan in direct contact met zowel de Coördinator Onderwijs van de vereniging als de docent(en) van het betreffende vak. Bij hen kunnen de studenten die het vak volgen tijdig hun feedback kwijt. Om kenbaar te maken wie dit zijn, wordt er op de site van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bijgehouden wie dit zijn per vak. Ook deze informatie staat achter het inlogsysteem, dus alleen leden kunnen hierbij.

5.2 T.S.V. 'JAN PIETER MINCKELERS' VERWERKT VAN DONATEURS DE VOLGENDE GEGEVENS:

 1)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd donateurenbestand willen bijhouden.

2)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om het verenigingsblad “Het T-Licht” of andere post, naar de donateurs van de vereniging te versturen.

3)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

4)    E-mailadres; Het e-mailadres is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar donateurs. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, en andere relevante informatie voor de donateurs.

5)    Contactvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een donateur op contact van de vereniging heeft, zoals de nieuwsbrief, het verenigingsblad “Het T-Licht” (digitaal dan wel fysiek) en mails.

6)    Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; de informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een donateur, van welk(e) commissie of bestuur hij of zij lid was, en zijn of haar functie binnen het bestuur.

7)    Transactiegegevens; als een donateur heeft aangegeven gebruik te willen maken van een automatische incasso, wordt het volgende bewaard: het rekeningnummer van een donateur, het akkoord zijn met deze autorisatie en het bedrag dat hij of zij doneert op het moment dat deze incasso plaatsvindt.

8)    Lidmaatschapsjaren; de jaren wanneer een donateur als normaal lid bij de vereniging is geweest, wordt opgeslagen zodat hij/zij de mogelijkheid heeft om op de website alle foto’s die een normaal lid zou kunnen zijn van desbetreffende jaren te kunnen bekijken. Hieronder wordt uitgelegd hoe de foto’s staan opgeslagen.

9)    Foto’s; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ maakt foto’s gedurende haar activiteiten van de aanwezige personen, activiteiten en/of objecten. Een selectie van de gemaakte foto’s wordt gepubliceerd op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. De foto’s op de website zijn gedeeltelijk publiekelijk te zien, de volledige selectie is zichtbaar na het inloggen. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bewaart en archiveert de gemaakte foto’s bij een activiteit. De foto’s die op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ staan, kunnen ook gebruikt worden voor het bestuurlijke jaarverslag, het eindverslag van een studiereiscommissie verbonden aan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, de nieuwsbrief die verzonden wordt naar leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ en een almanak met namen van leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Ook kunnen de foto’s door T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt worden voor fysiek promotiemateriaal binnen de faculteit Scheikundige Technologie van de TU/e of voor digitaal promotiemateriaal op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Door op een activiteit aanwezig te zijn, ga je akkoord met het plaatsen van foto’s waarop je afgebeeld staat. Indien een gepubliceerde foto naar jouw mening niet thuishoort op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, kun je dit kenbaar maken aan het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5.3 T.S.V. 'JAN PIETER MINCKELERS' VERWERKT VAN ERELEDEN DE VOLGENDE GEGEVENS

 1)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ereledenbestand willen bijhouden.

2)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om het verenigingsblad, “Het T-Licht” of andere post, naar de ereleden van de vereniging te versturen.

3)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

4)    E-mailadres; het e-mailadres is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar ereleden. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, het zoeken van leden voor commissies en andere relevante informatie voor de leden.

5)    Contactvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een donateur op contact van de vereniging heeft, zoals de nieuwsbrief, het verenigingsblad “Het T-Licht” (digitaal dan wel fysiek) en mails.

6)    Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; de informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een lid, welke commissie hij of zij lid van is, zijn of haar functie binnen de commissie en een foto van dit lid. Mocht een erelid in een bestuur hebben plaatsgenomen, wordt dit ook opgeslagen.

7)    In Memoriam; dit houden we bij om netjes en respectvol met onze ereleden en familie of vrienden te kunnen communiceren.

8)    Aanstellingsdatum; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ereledenbestand willen bijhouden.

 5.4 T.S.V. 'JAN PIETER MINCKELERS' VERWERKT INFORMATIE VAN EN VOOR ACTIVITEITEN

Van de leden of donateurs die voor een activiteit staan ingeschreven kunnen een aantal persoonsgegevens extra worden gevraagd en (tijdelijk) worden opgeslagen. Soms is er voor een activiteit namelijk aanvullende informatie nodig die dan door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt opgevraagd. Het gaat hierbij doorgaans om de volgende informatie:

1)    Allergieën of eetvoorkeuren; dit vragen wij om in gevallen waarbij er eten wordt geregeld voor een activiteit aan de dieeteisen van leden of donateurs (de deelnemers van een activiteit) te kunnen voldoen. Activiteiten zoals georganiseerd door de ChefCie vallen in deze categorie, maar ook activiteiten waar commissies of het bestuur graag zelf voor willen koken, behoren hiertoe. Er wordt dan bijvoorbeeld gevraagd of er personen vegetariër zijn of lactose-intolerant.

2)    Nationaliteit; dit vragen we omdat dit vaak nodig is uit staatsbelang bij het bezoeken van een bedrijf in een door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' georganiseerde bedrijfsexcursie. Ook bij het boeken van vliegtickets voor buitenlandse reizen is het nodig om nationaliteit te weten. Deze gegevens worden direct verwijderd na gebruik.

3)    Documentnummer identiteitsbewijs; dit vragen we omdat het vaak nodig is uit staatsbelang bij het bezoeken van een bedrijf in een door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' georganiseerde bedrijfsexcursie. Ook bij het boeken van vliegtickets voor buitenlandse reizen is het nodig om het documentnummer te weten. Deze gegevens worden direct verwijderd na gebruik.

4)    Overige aanvullende informatie; dit vragen wij omdat er bij verscheidene activiteiten extra informatie ingewonnen moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kledingmaten.

6. WIE DE PERSOONSGEGEVENS KRIJGEN TE ZIEN

Binnen de vereniging zijn de enige personen die persoonsgegevens verwerken, het bestuur en haar commissies. Hieronder staan de commissies genoemd en een uitleg van de persoonsgegevens die ze moeten verwerken. De commissies zijn onderverdeeld in drie categorieën, namelijk de operationele commissies, activiteiten commissies en overige commissies. Operationele commissies zijn noodzakelijk voor het onderhouden van de vereniging. Vaak hebben deze commissies meer gegevens nodig dan andere commissies. Activiteiten commissies zijn commissies die een activiteit organiseren. Voor deze evenementen is vaak extra informatie nodig.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verstrekt uitsluitend gegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een voorbeeld van een overeenkomst is om gegevens te verstrekken aan een bedrijf voor een bedrijfsbezoek. In andere gevallen vraagt T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om jouw toestemming om jouw gegevens met een derde te delen.

6.1 Operationele commissies

1)    Bestuur; alle informatiestromen en de opslagsystemen zijn te allen tijde beschikbaar voor het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

2)    FinanCie; de financiële commissie heeft inzage in de financiën van de vereniging en monitort deze actief. De leden van deze commissie zullen de grootboeken inzien waarin staat genoteerd wie wat voor een aankoop bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft gedaan.

3)    F.O.R.T.-cie; de F.O.R.T.-commissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Ze hebben ook toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit. Ook heeft de F.O.R.T.-cie inzage in de namen en geboortedata van de Japie leden die ook de F.O.R.T. kunnen bezoeken om te controleren of er personen aanwezig zijn die jonger zijn dan 18 jaar. Wegens wettelijke verplichtingen en uit gezondheidsoverwegingen wordt er aan deze minderjarigen geen alcohol geschonken. Deze commissie heeft daarnaast haar eigen persoonsgegevens systeem, genaamd Lassie. Hier worden transacties aan accounts gekoppeld. Deze accounts zijn niet allemaal in bezit van Japie leden, maar kunnen ook van faculteitsmedewerkers of andere personen zijn die geen Japie lid zijn. Op Lassie worden alleen namen, geboortedata en transactiegegevens opgeslagen wat betreft persoonsgegevens.

Ook heeft de F.O.R.T.-commissie toegang tot de e-mailadressen van de huidige tweedejaars bachelor studenten die lid zijn bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om deze groep te kunnen e-mailen om te peilen of deze studenten geïnteresseerd zijn om volgend academisch jaar deze commissie in te stappen.

4)    Hét Tappersgilde; Hét Tappersgilde krijgt in te zien welke leden van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' jonger zijn dan 18 jaar; zij krijgt hiervoor de geboortedata van de leden van wie dit zo is. Dit heeft zij nodig om aan de wet te kunnen voldoen en alleen alcohol te schenken aan zij die dit mogen nuttigen. Hét Tappersgilde heeft ook de mogelijkheid om hierboven beschreven systeem, Lassie, te gebruiken. Zij kan namelijk transacties in de F.O.R.T. mogelijk maken door deze in dit systeem vast te leggen. Ook zij heeft alleen toegang tot namen, geboortedata, en transactiegegevens wat betreft persoonsgegevens.

5) J.A.P.I.E.-cie; de Japie Automatisering Programmeren Internet en Elektronica commissie heeft toegang tot al het dataverkeer dat op de website rond gaat, alle databases met informatie die op de VPS (VPS: onze Virtual Private Server) opgeslagen worden. Hier staan vrijwel alle persoonsgegevens. De J.A.P.I.E.-cie gebruikt geen van deze gegevens in haar taken, maar heeft wel de toegang nodig om onderhoud aan de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' te kunnen plegen en ander elektronica gerelateerde problemen op te lossen.

6)   Kandidaten van het bestuur; de kandidaten van het bestuur gaan uiteindelijk het bestuur opvolgen vanaf de jaarlijkse alv in september. Om de kandidaten optimaal in te kunnen werken, zal deze groep inzicht hebben op de taken van het bestuur. Hierdoor zijn alle informatiestromen en de opslagsystemen te allen tijde beschikbaar voor de kandidaten van het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

7)   Kandidaten van de F.O.R.T.-commissie; de kandidaten van de F.O.R.T.-commissie gaan uiteindelijk de F.O.R.T.-commissie overnemen vanaf de jaarlijkse alv in september. Om de kandidaten optimaal in te kunnen werken, zal deze groep inzicht hebben op de taken van de F.O.R.T.-commissie. Hierdoor hebben de kandidaten van de F.O.R.T.-commissie toegang tot het Lassie systeem en tot de gegevens die nodig zijn voor het organiseren van een activiteit. De kandidaten van de F.O.R.T.-commissie hebben echter geen toegang tot de e-mailadressen van de huidige tweedejaars bachelor studenten die lid zijn van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

8)    Onderwijsraad; De onderwijsraad werkt samen met de Coördinator Onderwijs. Deze partijen organiseren onder andere jaaroverleggen (vaak cohort consultations genoemd) en vakoverleggen (vaak course consultations genoemd). Deze overleggen zijn de door de Coördinator Onderwijs of de onderwijsraad georganiseerde overleggen voor de leden om feedback te verkrijgen om vakken te verbeteren. Om de leden te bereiken gebruiken de Coördinator Onderwijs en de onderwijsraad de e-mailadressen van de leden van een jaarlaag of leden die ingeschreven zijn voor een specifiek vak. Verder heeft de onderwijsraad toegang tot het e-mailadres van de Coördinator Onderwijs.

9)   Raad van Advies; de Raad van Advies (RvA) heeft geen toegang tot persoonsgegevens die bewaard worden bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.

10)  T-Licht redactie; de T-Licht redactie heeft toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het T-Licht magazine te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6.2 activiteiten commissies

1)    ACTcIE; de ACTcIE heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

2)    BatCie; De BatCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.  De BatCie heeft een bewijs van inschrijving aan de TU/e evenals documentnummers van identiteitsbewijzen nodig om te kunnen voldoen aan de eisen van de Batavierenrace.

3)    ChefCie; De ChefCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

4)    EJC; De EJC heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

5) IntroCie; de intro commissie krijgt de gegevens in te zien van de personen die staan ingeschreven voor de introweek. Zij krijgen de volgende gegevens in te zien: naam, geboortedatum, dieetwensen, verblijfadres en telefoonnummer. Dit heeft de commissie nodig om de introweek deelnemers het eten te geven dat ze willen en in geval van nood te kunnen bereiken.

6) LadyCie; De LadyCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen, zoals dieetwensen.

7) Meerdaagse excursie commissie; de meerdaagse excursiecommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de meerdaagse excursie om hen op de hoogte te houden van vorderingen. Ook vraagt de meerdaagse excursiecommissie om de paspoortgegevens (het documentnummer) van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

8) Studiereiscommissie; de studiereiscommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de studiereis om hen op de hoogte te houden van vorderingen en de voorbereidende activiteiten. Ook vraagt de studiereiscommissie om de paspoortgegevens van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Veel hiervan staat vastgelegd in het contract van deelname aan de studiereis. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

6.3 overige commissies

Onder de overige commissies staan commissies die niet elk jaar actief zijn. Onder deze commissies vallen vaste commissies, samengevoegde commissies en door het bestuur opgestelde nieuwe commissies (zoals de Excursie commissie, Weekend commissie, Codex commissie, etc.). Samengevoegde commissies zijn commissies waarbij twee vaste commissies zijn samengevoegd (zoals de ABC, welke een samenvoeging van de ACTcIE en de BatCie is).

1) Een nieuwe commissie; Nieuwe commissies hebben de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen.

2) GalaCie;  De GalaCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen.

3) F.O.R.T. Lustrum commissie; De F.O.R.T. Lustrum commissie (FoLuCie) heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen. De FoLuCie mag statistieken vanuit het programma Lassie gebruiken om de activiteiten beter aan te sluiten op de leden.

4) Lustrum commissie; De Lustrum commissie (LuCie) heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen voor de leden die meedoen. De LuCie kan aangewezen worden om de Lustrum Boek commissie te begeleiden. Hierdoor heeft de LuCie toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het lustrum boek te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5) Lustrum Boek commissie; De Lustrum Boek Commissie (LuBoCie) heeft toegang tot de namen en adresgegevens van leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het Lustrum boek te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

6) ONCS commissie; de ONCS (Open Nederlandse Chemie Sportdagen) commissie wisselt elk jaar van vereniging. Deze commissie werkt ook onder de Stichting ONCS. Deze stichting krijgt alle relevante informatie van de ingeschreven leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ doorgestuurd van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om de ONCS te organiseren. Bij inschrijving aan de ONCS ga je akkoord met het delen van de relevante informatie.

7) Symposium commissie; de Symposium commissie heeft inzage in de deelnemers die meedoen aan het symposium. Deze lijst bevat namen en e-mailadressen van de personen die een ticket hebben gekocht.

7. jouw RECHTEN

Vastgesteld in de wet AVG heb je verschillende rechten betreffende wijziging en verwijdering van jouw persoonsgegevens. Deze staan beschreven in de wet AVG maar worden voor het gemak hier ook genoemd. Mocht je je willen beroepen op één of meerdere van deze rechten, kan dat door contact op te nemen met het bestuur via de voorgestelde contactmiddelen.

1)    Recht op dataportabiliteit; Je hebt het recht om alle digitale persoonsgegevens te ontvangen die T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' van je heeft. Op deze manier kan je je gegevens gemakkelijk doorgeven aan eenzelfde soort vereniging. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers’ zal je persoonsgegevens binnen een maand na aanvraag aan je verstrekken.

2)    Recht van Vergetelheid; In een aantal gevallen is T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verplicht om je persoonsgegevens te wissen als je hierom vraagt. Dit geldt in de volgende situaties:

•       De gegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' ze heeft verzameld.

•       Je trekt je eerder (uitdrukkelijk) gegeven toestemming in.

•       Je maakt bezwaar tegen de verwerking. Je hebt een relatief recht van bezwaar als jouw rechten zwaarder wegen dan het belang van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' om je persoonsgegevens te verwerken.

•       T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt je persoonsgegevens onrechtmatig.

•       Na een bepaalde wettelijke termijn; deze kan verschillen per situatie, maar in het geval van financiën gelijk aan 7 jaar.

Let op, als je je beroept op het recht van vergetelheid kunnen hier consequenties aan verbonden zitten. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' kan dit niet meer ongedaan maken en daarbij zijn je gegevens bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' volledig verloren. Voor veel diensten (zoals activiteiten of bezoek aan de F.O.R.T.) zijn persoonsgegevens nodig en daarom kan je voor verscheidene diensten uitgesloten worden.

3)    Recht op inzage; je hebt het recht om te vragen welke gegevens T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' van je heeft en het recht om deze in te zien.

4)    Recht op rectificatie; je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen.

5)    Recht op betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering; je hebt het recht om mee te kijken met besluiten op basis van automatisch verwerkte gegevens. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt echter niet automatisch gegevens.

6)    Recht op beperking van verwerking; je hebt het recht op beperking van het gebruik van je gegevens. Dit geldt in de volgende situaties:

•       Je gegevens zijn onjuist.

•       De verwerking is onrechtmatig.

•       Je gegevens zijn niet meer nodig.

•       Je maakt bezwaar.

7)    Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking; je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens.

8. BEVEILIGING VAN JE GEGEVENS.

De toegang tot alle persoonsgegevens is op een of meerdere manieren versleuteld. Er wordt regelmatig gecontroleerd of de juiste personen toegang tot de data hebben en als er veranderingen optreden, worden de wachtwoorden vernieuwt zodat het zeker is dat de oude personen geen toegang meer hebben.

9. MISBRUIK VAN OF INBREUK OP JE PERSOONSGEGEVENS.

Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik.

Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie. We spreken over misbruik, wanneer:

 1)    Een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en/of gebruikt.

2)    Een, in principe gerechtigd, persoon de gegevens gebruikt voor een ander doel dan dat (hem/haar) is toegestaan.

3)    Gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen worden.

Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik.

10. OVERIGE GEGEVENSVERWERKING

10.1 Boekenverkoop

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ faciliteert de boekenverkoop voor haar leden. Deze boekenverkoop wordt gedaan op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, maar ook in samenwerking met Intertaal. Voor de boekenverkoop met Intertaal ontvangt T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ de volgende (persoons)gegevens van Intertaal:

1)    Voor-, achternaam en initialen

2)    E-mailadres

3)    Ordernummer

4)    Aangeschafte artikelen

5)    Status van de bestelling

6)    Besteldatum

Deze gegevens worden gebruikt om te controleren welke Japie leden hun boeken moeten ophalen en of zij dat al gedaan hebben. Deze gegevens staan op de ST-Filer en er kan een lijstje worden geprint en in de Japiekamer bewaard om fysiek te kunnen afvinken. Nadat alle leden hun boeken hebben opgehaald, wordt deze informatie verwijderd.

Voor de boekenverkoop via de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gaan de leden van de vereniging, die boeken willen verkopen, akkoord met dat de contactgegevens (naam, e-mail adres, telefoonnummer) op de website staan. Deze gegevens zijn alleen te zien achter het inlogsysteem van de website.

10.2 JAPIECAM

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een webcam in gebruik tijdens openingstijden waarmee een gedeelte van de Japiekamer (STW 0.25) zichtbaar wordt gemaakt op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Deze livestream is alleen zichtbaar voor leden als ze zijn ingelogd op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. De livestream wordt niet door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' opgenomen.

10.3 LASSIE

Lassie is het systeem waarin de F.O.R.T.-commissie haar gegevens opslaat voor het standaard gebruik van haar borrelruimte. Een bezoeker van de F.O.R.T. koopt eenmalig een pas waar geld op gezet kan worden en artikelen zoals bier, fris en snacks mee kunnen worden aangeschaft, vergelijkbaar met een OV-chipkaart systeem. Dit systeem wordt onderhouden door Bureau Moeilijke Dingen. Op dit systeem worden de volgende (persoons)gegevens bijgehouden:

 1)    Voor- en achternaam

2)    Geboortedatum

3)    Transactiegegevens (zoals welke artikelen zijn aangeschaft en wat het actuele bedrag is op het account van de persoon, hiermee kan deze persoon artikelen aanschaffen)

4)    Artikelen (zoals bier, fris en snacks)

Ook in dit systeem dienen de gegevens na twee jaar ongebruikt te zijn, worden verwijderd. Dit valt samen met het beleid van de F.O.R.T.-commissie waarbij het resterende bedrag dat op een account staat na twee jaar niet gebruikt te zijn, wordt ingenomen en het account opgeheven.

11. KLACHTEN

Als je niet tevreden bent met het huidige privacy beleid of anderszins klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, vragen we je contact op te nemen met het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers', de verwerkingsverantwoordelijke. Je kan deze onder ander bereiken per e-mail: info@tsvjapie.nl