Privacy policy

Latest revision date: 2021-01-29

Newest additions:


Privacybeleid T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’

1. Website specifiek cookie gebruik

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt technische cookies, functionele cookies. Deze cookies worden opgeslagen op uw apparaat. De cookies die T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ hiermee onze website optimaliseren. Je kan je afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Door het verbieden van cookies, kan het zijn dat je geen gebruik kunt maken van de (online) diensten van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verwerkt via Google Analytics gegevens over het gebruik van haar websites. Deze informatie bevat onder andere uw IP-adres, klikgedrag en welke pagina’s je hebt bezocht. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verzamelt deze gegevens om haar eigen diensten te verbeteren.

2. Wie is verwerkingsverantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Het bestuur is te bereiken door te mailen naar info@tsvjapie.nl, te bellen naar 040 247 3756 of langs te komen in de Japiekamer (STW 0.25, Helix, gebouw 14 TU/e). Met de persoon “wij” wordt het bestuur van de vereniging bedoeld.

3. Op welke systemen persoonsgegevens opgeslagen staan.

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' bewaart de bovenstaande persoonsgegevens in verscheidene systemen. Onderstaand zijn de verschillende systemen benoemd. 

1)    De ST-Filer; dit is de belangrijkste opslagplek van persoonsgegevens. De ST-Filer is een netwerkschijf die beheerd wordt door de faculteit Scheikundige Technologie. Persoonsgegevens die Japie verwerkt, kunnen hier op komen te staan. Belangrijke persoonsgegevens zoals paspoort documentnummers worden maar kort opgeslagen omdat ze direct na gebruik worden verwijderd. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden (en commissieleden) die voor die specifieke map op de ST-Filer gerechtigd zijn door het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Elk jaar kunnen Scheikundige Technologie studenten aan de TU/e lid worden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, waarbij de naam aan een nummer voor het lidmaatschapskaartje staat gekoppeld. Dit wordt een jaar lang bewaard en dient daarna verwijderd te worden.

2)    Lokale kopie ST-Filer Japie mappen; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een computer die Japie’s mappen, Japie’s e-mailverkeer en de website naar een lokaal bestandarchief schrijft. De back-up gebeurt selectief. Belangrijke persoonsgegevens zoals paspoort documentnummers worden hier niet naar toegeschreven. Andere ledenarchieven met persoonsgegevens zoals hierboven staan beschreven, staan hier wel op. De gegevens die T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' niet meer nodig heeft, worden na maximaal 7 jaar verwijderd.

3)    Lokale kopie financiën; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft de financiën ook lokaal gekopieerd staan op de computer van de penningmeester bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Deze gegevens bevatten namen en de aankopen die personen gedaan hebben. Deze gegevens worden verwijderd na de wettelijke verplichte bewaringstermijn (zeven jaar).

4)    Virtual private server (VPS); T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' bewaart persoonsgegevens die zijn ingevuld op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ op een extern gehoste server (bij TransIP). De website dient als ledenarchief en als primaire opslagbron van de persoonsgegevens. Via deze server worden alle websites van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gehost. Op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' staan de activiteiten die toegankelijk zijn voor leden en donateurs van Japie. Ook foto’s van activiteiten worden opgeslagen op de website. Het is voor elk lid en elke donateur mogelijk om een account aan te maken en foto’s en andere diensten op de website te bezichtigen en gebruiken.

5)    Stack storage; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' gebruikt een “stack storage” (virtuele geheugenschijf in de cloud) op extern gehoste servers om foto’s van activiteiten op te slaan. Deze schijf wordt gehost via TransIP waar ook de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt gehost. Alleen het bestuur heeft toegang tot deze service.

6)    E-mail servers; T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een aantal e-mailadressen, te weten japie@tue.nl, en alle emailadressen die van het “tsvjapie” webdomein komen (d.w.z. alle emailadressen die eindigen op …@tsvjapie.nl). Gegevens die naar deze e-mailadressen worden gestuurd zijn te allen tijde in te zien door het bestuur en per e-mailadres door de specifiek verantwoordelijke persoon of commissie die aangegeven staat in de naam van het emailadres.

7)    Fysiek archief; bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ worden veel financiële gegevens, zoals declaratieformulieren en bonnetjes, maar ook donateursformulieren en machtigingsformulieren fysiek gearchiveerd. De donateurs- en machtigingsformulieren worden ten minste de tijd dat deze persoon donateur is, opgeslagen. De overige financiële gegevens geldt de wettelijke 7 jaar termijn voor.

8)    Sharepoint; dit digitale opslagsysteem wordt gebruikt door het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' als archief voor administratie. Alle leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ moeten het recht hebben om hierbij te kunnen en bestanden in te zien. Gegevens die hier onder andere staan, zijn de notulen en stukken van de alv’s, gearchiveerde post, verslagen (zowel jaarverslagen als reisverslagen) en financiën. Deze gegevens zullen niet verwijderd worden. Bij het aanwezig zijn bij een alv, impliceert gelijk dat je akkoord gaat met de verslaglegging die daarbij hoort.

4. Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

De manier waarop wij voornamelijk persoonsgegevens verzamelen is via de formulieren op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Met name de account profiel opties zijn hiervoor een veelgebruikt veld. Ook bij de inschrijvingen van activiteiten kunnen we je vragen om informatie, wederom via de website. In een aantal gevallen, kan een bestuurslid je ook persoonlijk benaderen met de vraag of je bepaalde gegevens kan verschaffen, maar dit komt zelden voor. In deze gevallen zal er een heel concreet doel voor zijn, die over het algemeen ook gelijk duidelijk is.

5. Welke persoonsgegevens we verwerken, waarom dit is en de termijn van bewaren?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt van verschillende mensen verschillende persoonsgegevens. Zo maakt T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' onderscheid tussen normale en buitengewone leden, donateurs en ereleden. Voor activiteiten wordt aanvullende informatie opgevraagd als dat nodig is.

De persoonsgegevens van de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ worden bewaard voor tenminste de periode dat een persoon lid is. De persoonsgegevens zullen verwijderd worden wanneer een persoon langer dan 26 maanden (iets meer dan 2 jaar) geen lid meer is. Ditzelfde geldt voor donateursgegevens die bewaard worden in ten minste de periode dat een persoon donateur is en daarna nog twee jaar langer als een soort bedenktermijn. Daarnaast worden onder andere financiële stukken bewaard naar hun wettelijke bewaartermijn. Foto’s worden niet verwijderd zodat deze zichtbaar blijven voor donateurs uit de tijd dat ze bij Japie lid zijn geweest. Alle beschikbare fotogalerijen (d.w.z. van elk jaar dat er is opgeslagen) zijn via de website toegankelijk voor een normaal Japie lid.

De website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Indien T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ volgens jou wel informatie heeft verzameld van een minderjarige, gaan wij ervan uit dat je contact met ons opneemt via info@tsvjapie.nl, zodat wij deze informatie kunnen verwijderen.

5.1 T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verwerkt van normale en buitengewone leden de volgende persoonsgegevens: 

1)    TU/e ID-nummer; dit vragen wij omdat we willen controleren dat al onze leden ook staan ingeschreven bij de TU/e en dit als gebruikersnaam voor de website dient.

2)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ledenbestand willen bijhouden.

3)    Geslacht; dit vragen wij omdat we voor verschillende activiteiten van tevoren moeten weten welk geslacht een lid heeft. Op basis van een geslacht kunnen namelijk lotingscategorieën verbonden worden aan een activiteit.

4)    Geboortedatum; dit vragen wij op basis van meerdere redenen. We moeten kunnen controleren of een lid ouder is dan 16 jaar en dus zelf bevoegd is om toestemming te kunnen geven persoonsgegevens met T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' te delen. Ook gebruikt T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en de F.O.R.T.-cie de leeftijd om te kunnen inzien of er alcohol geschonken mag worden aan een lid. Daarnaast hebben we een slide op ons promotiescherm met de mensen die binnenkort jarig zijn en hun geboortedatum ernaast voor ludieke doeleinden. Deze “verjaardagskalender” kan ook gevonden worden op de website van Japie achter een inlogsysteem door alle huidige leden van de vereniging.

5)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om post, waaronder het verenigingsblad, “Het T-Licht”, naar de leden van de vereniging te versturen.

6)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

7)    E-mailadres; het e-mailadres is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar leden. Dit vragen wij om te kunnen voldoen aan onze statutaire plicht om leden schriftelijk te kunnen informeren over de oproeping tot bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, het zoeken van leden voor commissies en het verspreiden van andere relevante informatie voor de leden.

8)    Mailvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een lid heeft op betrekking van maildiensten. Zo kan een lid kiezen of hij/zij wel of niet algemene mailing of mailings vanuit bedrijven wil ontvangen.

9)    Actuele status van de studie; dit vragen wij omdat voor sommige activiteiten (zoals een studiereis) verplicht het propedeutische examen nodig is. Daarnaast gebruiken we dit om informatie te kunnen delen met de relevante ledengroepen (specifieke studiefase) binnen de vereniging. Hieronder vallen ook mailings van bedrijven waar T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' mee samenwerkt. Op basis van actuele status van de studie kunnen ook lotingscategorieën worden verbonden aan een activiteit.

10) Lidmaatschapsjaren; mocht een normaal lid stoppen met lid zijn maar zich gelijk als donateur aanmelden, dan kunnen deze jaren gebruikt worden om te bepalen bij welke fotogalerijen deze donateur mag (zoals staat beschreven bij de donateurs persoonsgegevens hieronder).

11) Studenten reisproduct; dit vragen wij omdat we bij een aantal activiteiten rekening moeten houden met vervoer en dus een correcte inschatting van de vervoerskosten moeten maken als we gebruik maken van het openbaar vervoer. Welk reisproduct een student heeft, kan aangegeven worden op de website.

12) Foto’s; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ maakt foto’s gedurende haar activiteiten van de aanwezige personen, activiteiten en/of objecten. Een selectie van de gemaakte foto’s wordt gepubliceerd op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. De foto’s op de website zijn gedeeltelijk publiekelijk te zien, de volledige selectie is zichtbaar na het inloggen. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bewaart en archiveert de gemaakte foto’s bij een activiteit. De foto’s die op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ staan, kunnen ook gebruikt worden voor het bestuurlijke jaarverslag, het eindverslag van een studiereiscommissie verbonden aan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, het verenigingsblad “Het T-Licht”, de nieuwsbrief die verzonden wordt naar leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ en een almanak met namen van leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Ook kunnen de foto’s door T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt worden voor fysiek promotiemateriaal binnen de faculteit Scheikundige Technologie van de TU/e, voor digitaal promotiemateriaal op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ of promotiemateriaal voor coöperatieve commissies tussen onze vereniging en een andere entiteit zowel binnen als buiten de faculteit Scheikundige Technologie. Door op een activiteit aanwezig te zijn, ga je akkoord met het plaatsen van foto’s waarop je afgebeeld staat. Indien een gepubliceerde foto naar uw mening niet thuishoort op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, kun je dit kenbaar maken aan ons (het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’) bijvoorbeeld per mail.

13) Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt bijgehouden welke leden er op dat moment commissiewerk verrichten voor T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ of het bestuur is van de vereniging. De informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een lid, welke commissie deze persoon lid van is, zijn of haar functie binnen de commissie en een foto van dit lid als het een commissie betreft. Als het een bestuur betreft, gaat het alleen om het bestuursjaar, functie en een algemene bestuursfoto van de hele groep bij elkaar. Deze informatie wordt ook bewaard om vast te stellen of een afstudeerstudent actief bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is geweest. Bij de diploma-uitreiking geeft T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ namelijk een cadeautje aan deze (oud-)leden.

14) Buitenlandervaring; het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' kan vragen aan leden die een buitenlandervaring hebben opgedaan voor educatieve doeleinden, om gegevens over hun buitenlandervaring te delen met de leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Op de website staat een speciale pagina gewijd aan deze informatie achter het inlogsysteem. Leden die graag naar het buitenland voor educatieve doeleinden willen, kunnen zo gemakkelijk achterhalen wat de mogelijkheden zijn voor een buitenlandervaring. Daarnaast zet het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' foto’s van leden op een interactieve wereldkaart die bezichtigd kan worden op het Japie promotiescherm in de Japiekamer.

15) Collegevolggroepen; als studievereniging organiseert T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bij een aantal vakken van de opleiding Scheikundige Technologie (zowel de bachelor als master) ook zogenaamde collegevolggroepen. Deze staan in direct contact met zowel de Coördinator Onderwijs van de vereniging als de docent(en) van het betreffende vak. Bij hen kunnen de studenten die het vak volgen tijdig hun feedback kwijt. Om kenbaar te maken wie dit zijn, wordt er op de site van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bijgehouden wie dit zijn per vak. Ook deze informatie staat achter het inlogsysteem, dus alleen leden kunnen hierbij.

5.2 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt van donateurs de volgende gegevens:

 1)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd donateurenbestand willen bijhouden.

2)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om het verenigingsblad “Het T-Licht” of andere post, naar de donateurs van de vereniging te versturen.

3)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

4)    E-mailadres; Het e-mailadres is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar donateurs. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, en andere relevante informatie voor de donateurs.

5)    Contactvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een donateur op contact van de vereniging heeft, zoals de nieuwsbrief, het verenigingsblad “Het T-Licht” (digitaal dan wel fysiek) en mails.

6)    Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; de informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een donateur, welke commissie of bestuur hij of zij lid van was, en zijn of haar functie binnen het bestuur.

7)    Transactiegegevens; als een donateur heeft aangegeven gebruik te willen maken van een automatische incasso, wordt het volgende bewaard: het rekeningnummer van een donateur, het akkoord zijn met deze autorisatie en het bedrag dat hij of zij doneert.

8)    Lidmaatschapsjaren; de jaren wanneer een donateur als normaal lid bij de vereniging is geweest, wordt opgeslagen zodat hij/zij de mogelijkheid heeft om op de website alle foto’s die een normaal lid zou kunnen zijn van desbetreffende jaren te kunnen bekijken. Hieronder wordt uitgelegd hoe de foto’s staan opgeslagen.

9)    Foto’s; T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ maakt foto’s gedurende haar activiteiten van de aanwezige personen, activiteiten en/of objecten. Een selectie van de gemaakte foto’s wordt gepubliceerd op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. De foto’s op de website zijn gedeeltelijk publiekelijk te zien, de volledige selectie is zichtbaar na het inloggen. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ bewaart en archiveert de gemaakte foto’s bij een activiteit. De foto’s die op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ staan, kunnen ook gebruikt worden voor het bestuurlijke jaarverslag, het eindverslag van een studiereiscommissie verbonden aan T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, de nieuwsbrief die verzonden wordt naar leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ en een almanak met namen van leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Ook kunnen de foto’s door T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ gebruikt worden voor fysiek promotiemateriaal binnen de faculteit Scheikundige Technologie van de TU/e of voor digitaal promotiemateriaal op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Door op een activiteit aanwezig te zijn, ga je akkoord met het plaatsen van foto’s waarop je afgebeeld staat. Indien een gepubliceerde foto naar uw mening niet thuishoort op de website van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, kun je dit kenbaar maken aan het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5.3 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt van ereleden de volgende gegevens:

 1)    Voor-, achternaam en tussenvoegsels; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ereledenbestand willen bijhouden.

2)    Adresgegevens; dit vragen wij omdat dit adres gebruikt wordt om het verenigingsblad, “Het T-Licht” of andere post, naar de ereleden van de vereniging te versturen.

3)    Telefoonnummer; dit vragen wij om sneller in contact te kunnen komen in gevallen waarbij schriftelijke communicatie zoals per e-mail of per post, niet voldoet.

4)    E-mailadres; het e-mailadres is de voornaamste wijze van communicatie tussen T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' en haar ereleden. Ook gebruiken we dit e-mailadres om op een informatieve manier te kunnen communiceren over deelname aan activiteiten, het zoeken van leden voor commissies en andere relevante informatie voor de leden.

5)    Contactvoorkeuren; er wordt bijgehouden welke voorkeuren een donateur op contact van de vereniging heeft, zoals de nieuwsbrief, het verenigingsblad “Het T-Licht” (digitaal dan wel fysiek) en mails.

6)    Activiteit bij T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’; de informatie die hierbij wordt opgeslagen is de naam van een lid, welke commissie hij of zij lid van is, zijn of haar functie binnen de commissie en een foto van dit lid. Mocht een erelid in een bestuur hebben plaatsgenomen, wordt dit ook opgeslagen.

7)    In Memoriam; dit houden we bij om netjes en respectvol met onze ereleden en familie of vrienden te kunnen communiceren.

8)    Aanstellingsdatum; dit vragen wij omdat we graag een overzichtelijk en goed gearchiveerd ereledenbestand willen bijhouden.

 5.4 T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt informatie van en voor activiteiten.

Van de leden of donateurs die voor een activiteit staan ingeschreven kunnen een aantal persoonsgegevens extra worden gevraagd en (tijdelijk) worden opgeslagen. Soms is er voor een activiteit namelijk aanvullende informatie nodig die dan door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' wordt opgevraagd. Het gaat hierbij doorgaans om de volgende informatie:

1)    Allergieën of eetvoorkeuren; dit vragen wij om in gevallen waarbij er eten wordt geregeld voor een activiteit aan de dieeteisen van leden of donateurs (de deelnemers van een activiteit) te kunnen voldoen. Activiteiten zoals georganiseerd door de ChefCie vallen in deze categorie, maar ook activiteiten waar commissies of het bestuur graag zelf voor willen koken, behoren hiertoe. Er wordt dan bijvoorbeeld gevraagd of er personen vegetariër zijn of lactose-intolerant.

2)    Nationaliteit; dit vragen we omdat dit vaak nodig is uit staatsbelang bij het bezoeken van een bedrijf in een door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' georganiseerde bedrijfsexcursie. Ook bij het boeken van vliegtickets voor buitenlandse reizen is het nodig om nationaliteit te weten. Deze gegevens worden direct verwijderd na gebruik.

3)    Documentnummer identiteitsbewijs; dit vragen we omdat het vaak nodig is uit staatsbelang bij het bezoeken van een bedrijf in een door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' georganiseerde bedrijfsexcursie. Ook bij het boeken van vliegtickets voor buitenlandse reizen is het nodig om het documentnummer te weten. Deze gegevens worden direct verwijderd na gebruik.

4)    Overige aanvullende informatie; dit vragen wij omdat er bij verscheidene activiteiten extra informatie ingewonnen moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kledingmaten.

6. Wie de persoonsgegevens krijgen te zien

Binnen de vereniging zijn de enige personen die persoonsgegevens verwerken, het bestuur en zijn commissies. Hieronder staan de commissies genoemd en een uitleg van de persoonsgegevens die ze moeten verwerken.

1)    ACTcIE; de activiteitencommissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook heeft ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Ze hebben ook toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit.

2)    BatCie; de Batavierenrace commissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Ze hebben ook toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit. Als laatste heeft de BatCie een bewijs van inschrijving aan de TU/e evenals documentnummers van identiteitsbewijzen nodig om te kunnen voldoen aan de eisen van de Batavierenrace.

3)    ABC (gecombineerde ACTcIE en BatCie): deze commissie organiseert zowel activiteiten als de bijdrage van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ aan de Batavierenrace. Bovenstaande punten gelden voor deze commissieleden.

4)    Bestuur; alle informatiestromen en de opslagsystemen zijn te allen tijde beschikbaar voor het bestuur van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

5)    ChefCie; de chefcommissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen (zoals dieetwensen). Als laatste hebben ze toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit.

6)    FinanCie; de financiële commissie heeft inzage in de financiën van de vereniging en monitort deze actief. De leden van deze commissie zullen de grootboeken inzien waarin staat genoteerd wie wat voor een aankoop bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft gedaan.

7)    EJC; de eerstejaars commissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Als laatste hebben ze toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit.

8)    F.O.R.T.-cie; de F.O.R.T.-commissie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Ze hebben ook toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit. Ook heeft de F.O.R.T.-cie inzage in de namen en geboortedata van de Japie leden die ook de F.O.R.T. kunnen bezoeken om te controleren of er personen aanwezig zijn die jonger zijn dan 18 jaar. Wegens wettelijke verplichtingen en uit gezondheidsoverwegingen wordt er aan deze minderjarigen geen alcohol geschonken. Deze commissie heeft daarnaast haar eigen persoonsgegevens systeem, genaamd Lassie. Hier worden transacties aan accounts gekoppeld. Deze accounts zijn niet allemaal in bezit van Japie leden, maar kunnen ook van faculteitsmedewerkers of andere personen zijn die geen Japie lid zijn. Op Lassie worden alleen namen, geboortedata en transactiegegevens opgeslagen wat betreft persoonsgegevens.

9)    Hét Tappersgilde; Hét Tappersgilde krijgt in te zien welke leden van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' jonger zijn dan 18 jaar; zij krijgt hiervoor de geboortedata van de leden van wie dit zo is. Dit heeft zij nodig om aan de wet te kunnen voldoen en alleen alcohol te schenken aan zij die dit mogen nuttigen. Ook Hét Tappersgilde heeft de mogelijkheid om hierboven beschreven systeem, Lassie, te gebruiken. Zij kan namelijk transacties in de F.O.R.T. mogelijk maken door deze in dit systeem vast te leggen. Ook zij heeft alleen toegang tot namen, geboortedata, en transactiegegevens wat betreft persoonsgegevens.

10) IntroCie; de intro commissie krijgt de gegevens in te zien van de personen die staan ingeschreven voor de introweek. Zij krijgen de volgende gegevens in te zien: naam, geboortedatum, dieetwensen, verblijfadres en telefoonnummer. Dit heeft de commissie nodig om de intro deelnemers het eten te geven dat ze willen en in geval van nood te kunnen bereiken.

11) J.A.P.I.E.-cie; de Japie Automatisering Programmeren Internet en Elektronica commissie heeft toegang tot al het dataverkeer dat op de website rond gaat, alle databases met informatie die op de VPS (VPS: onze Virtual Private Server) opgeslagen worden. Hier staan vrijwel alle persoonsgegevens. De J.A.P.I.E.-cie gebruikt geen van deze gegevens in haar taken, maar heeft wel de toegang nodig om onderhoud aan de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' te kunnen plegen en ander elektronica gerelateerde problemen op te lossen.

12) LadyCie; de LadyCie heeft de inschrijvingen van de website nodig om een activiteit te kunnen organiseren. Ook hebben ze de mogelijkheid om via de website meer informatie te vragen van de leden die meedoen. Als laatste hebben ze toegang tot de e-mailadressen van de personen die staan ingeschreven voor een activiteit.

13) Raad van Advies; de Raad van Advies (RvA) heeft geen toegang tot persoonsgegevens die bewaard worden bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.

14) Studiereiscommissie; de studiereiscommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de studiereis om hen op de hoogte te houden van vorderingen en de voorbereidende activiteiten. Ook vraagt de studiereiscommissie om de paspoortgegevens van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Veel hiervan staat vastgelegd in het contract van deelname aan de studiereis. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

15) Meerdaagse excursie commissie; de meerdaagse excursiecommissie heeft toegang tot de e-mailadressen van de deelnemers aan de studiereis om hen op de hoogte te houden van vorderingen en de voorbereidende activiteiten. Ook vraagt de meerdaagse excursiecommissie om de paspoortgegevens (het documentnummer) van de deelnemers om vliegtickets te kunnen boeken en excursies naar bedrijven mogelijk te kunnen maken. Daarnaast bewaart de commissie telefoonnummers en nood telefoonnummers van de deelnemers. Ook hebben ze de mogelijkheid om meer informatie te vragen van de leden die deelnemen, die nodig is voor het organiseren van de studiereis.

16) Symposium commissie; de symposium commissie heeft inzage in de deelnemers die meedoen aan het symposium. Deze lijst bevat namen en e-mailadressen van de personen die een ticket hebben gekocht.

17) T-Licht redactie; de T-Licht redactie heeft toegang tot de adresgegevens van leden van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om het T-Licht magazine te kunnen versturen naar de leden en donateurs van T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ verstrekt uitsluitend gegevens aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In andere gevallen vraagt T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ om uw toestemming om uw gegevens met een derde te delen.

7. Uw rechten

Vastgesteld in de wet AVG heb je verschillende rechten betreffende wijziging en verwijdering van uw persoonsgegevens. Deze staan beschreven in de wet AVG maar worden voor het gemak hier ook genoemd. Mocht je je willen beroepen op één of meerdere van deze rechten, kan dat door contact op te nemen met het bestuur via de voorgestelde contactmiddelen.

1)    Recht op dataportabiliteit; Je hebt het recht om alle digitale persoonsgegevens te ontvangen die T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' van je heeft. Op deze manier kan je je gegevens gemakkelijk doorgeven aan eenzelfde soort vereniging. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers’ zal je persoonsgegevens binnen een maand na aanvraag aan je verstrekken.

2)    Recht van Vergetelheid; In een aantal gevallen is T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verplicht om je persoonsgegevens te wissen als je hierom vraagt. Dit geldt in de volgende situaties:

•       De gegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' ze heeft verzameld.

•       Je trekt je eerder (uitdrukkelijk) gegeven toestemming in.

•       Je maakt bezwaar tegen de verwerking. Je hebt een relatief recht van bezwaar als jouw rechten zwaarder wegen dan het belang van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' om je persoonsgegevens te verwerken.

•       T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' verwerkt je persoonsgegevens onrechtmatig.

•       Na een bepaalde wettelijke termijn; deze kan verschillen per situatie, maar in het geval van financiën gelijk aan 7 jaar.

Let op, als je je beroept op het recht van vergetelheid kunnen hier consequenties aan verbonden zitten. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' kan dit niet meer ongedaan maken en daarbij zijn je gegevens bij T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' volledig verloren. Voor veel diensten (zoals activiteiten of bezoek aan de F.O.R.T.) zijn persoonsgegevens nodig en daarom kan je voor verscheidene diensten uitgesloten worden.

3)    Recht op inzage; je hebt het recht om te vragen welke gegevens T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' van je heeft en het recht om deze in te zien.

4)    Recht op rectificatie; je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen.

5)    Recht op betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering; je hebt het recht om mee te kijken met besluiten op basis van automatisch verwerkte gegevens. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' doet hier echter niet aan.

6)    Recht op beperking van verwerking; je hebt het recht op beperking van het gebruik van je gegevens. Dit geldt in de volgende situaties:

•       Je gegevens zijn onjuist.

•       De verwerking is onrechtmatig.

•       Je gegevens zijn niet meer nodig.

•       Je maakt bezwaar.

7)    Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking; je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens.

8. Beveiliging van je gegevens.

De toegang tot alle persoonsgegevens zijn op een of meerdere manieren versleuteld, er wordt regelmatig gecontroleerd of de juiste personen toegang tot de data hebben en als er veranderingen optreden, worden de wachtwoorden vernieuwt zodat het zeker is dat de oude personen geen toegang meer hebben.

9. Misbruik van of inbreuk op je persoonsgegevens.

Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik.

Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie. We spreken over misbruik, wanneer:

 1)    Een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en/of gebruikt.

2)    Een, in principe gerechtigd, persoon de gegevens gebruikt voor een ander doel dan dat (hem/haar) is toegestaan.

3)    Gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen worden.

Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik.

10. Overige gegevensverwerking

10.1 Athenaeum

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ faciliteert de boekenverkoop voor haar leden. Deze boekenverkoop wordt gedaan in samenwerking met Atheneum Voor deze boekenverkoop ontvangt T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ de volgende (persoons-)gegevens van Athenaeum:

1)    Voor-, achternaam en initialen

2)    E-mailadres

3)    Ordernummer

4)    Aangeschafte artikelen

5)    Status van de bestelling

6)    Besteldatum

Deze gegevens worden gebruikt om te controleren welke Japie leden hun boeken moeten ophalen en of zij dat al gedaan hebben. Deze gegevens staan op de ST-Filer en er kan een lijstje worden geprint en in de Japiekamer bewaard om fysiek te kunnen afvinken. Nadat alle leden hun boeken hebben opgehaald, wordt deze informatie verwijderd.

10.2 Japiecam

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' heeft een webcam in gebruik tijdens openingstijden waarmee een gedeelte van de Japiekamer (STW 0.25) zichtbaar wordt gemaakt op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. Deze livestream is alleen zichtbaar voor leden als ze zijn ingelogd op de website van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. De livestream wordt niet door T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' opgenomen.

10.3 Lassie

Lassie is het systeem waarin de F.O.R.T.-commissie haar gegevens opslaat voor het standaard gebruik aan haar borrelruimte. Een bezoeker van de F.O.R.T. koopt eenmalig een pas waar geld op gezet kan worden en artikelen zoals bier, fris en snacks kunnen worden aangeschaft, vergelijkbaar met een OV-chipkaart systeem. Dit systeem wordt onderhouden door Bureau Moeilijke dingen. Op dit systeem worden de volgende (persoons)gegevens bijgehouden:

 1)    Voor- en achternaam

2)    Geboortedatum

3)    Transactiegegevens (zoals welke artikelen zijn aangeschaft en wat het actuele bedrag is op het account van de persoon, hiermee kan deze persoon artikelen aanschaffen)

4)    Artikelen (zoals bier, fris en snacks)

Ook in dit systeem dienen de gegevens na twee jaar ongebruikt te zijn, worden verwijderd. Dit valt samen met het beleid van de F.O.R.T.-commissie waarbij het resterende bedrag dat op een account staat na twee jaar niet gebruikt te zijn, wordt ingenomen en het account opgeheven.

11. Klachten

Als je niet tevreden bent met het huidige privacy beleid of anderszins klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, vragen we je contact op te nemen met het bestuur van T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers', de verwerkingsverantwoordelijke. Je kan deze onder ander bereiken per e-mail: info@tsvjapie.nl


Privacy policy T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’

Personal information that T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ collects

T.S.V. ’Jan Pieter Minckelers’ processes personal information provided by you since you make use of our services and/or because you handed them personally to us, or the Eindhoven University of Technology granted us access to collect these.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ collects the following personal information:

  1. TU/e ID-number
  2. First name, family name and initials
  3. Gender
  4. Date of birth
  5. Place of birth
  6. Address information
  7. Phone number
  8. Email address

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ collects additional personal information provided by you, for example by creating an account for this website, or in correspondence and phone calls.

T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ processes information of you and our activities on our website.

The website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ does not have the intention to collect information of website visitors who are younger than 16 years, unless they have the consent of their parents or custodian. T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ can, however, not check whether a website visitor is 16 years of age. In the case that you think T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ is collecting information of a minor, we rely upon you to contact us at info@tsvjapie.nl so that we can delete this information.

Why does T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ collect personal information?

  1. With your personal information T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ handles payments.
  2. With your personal information T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ can send you mailings of this association on behalf of companies, and/or the association’s magazine, and/or other correspondence.
  3. With your personal information T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' makes it possible to create an account and use our services.

Does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' distribute personal information to third parties?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' uses your personal information for the organizing of activities for the association, and making it possible for the parties involved in the organizing to make use of these personal information. For a number of activities, such as trips or (company) excursions, T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' needs more information of you. By subscribing yourself to an activity you indicate to be willing to share this information. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' only asks information required for an activity and not to fill up a file. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' strives to delete information that is not of use anymore.

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' only provides information to third parties and only when the execution of any agreement requires it or when you have to satisfy obligations by law. In all other cases T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' first asks permission to share your information to a third party.

How does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' make her own website insightful?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' uses technical cookies, functional cookies and analytical cookies that do not violate your privacy. These cookies are stored on your device. The cookies that T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' uses are of utmost importance for correct technical functioning of the website and your ease of use. Cookies make the website function correctly and remember your preferences. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' can also optimize the website using these. You can unsubscribe to cookies by changing the settings in your internet browser so that it does not store cookies anymore. By prohibiting cookies, it can be that you are not able to use the (online) services of T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' processes information about her websites through Google Analytics. This information consists amongst others of your IP-address, clicking behavior, and which pages you visited. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' collects these data to improve her services.

Can I see, delete or change personal information at T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'?

You have the power to see, correct or delete your personal information. You can do this through the personal settings of your account. If you do not succeed in seeing, correcting or deleting information through theses settings or if you have different questions/remarks regarding information processing, you can send a specific request to info@tsvjapie.nl To remotely verify you identity, T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' can ask you for a copy of your proof of identity. If you send this information, you must make your social security number, machine readable zone, document number and your picture unreadable. For any request you can also visit T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' during opening hours. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' will react to your request as fast as possible, but at the latest within four weeks. You can also contact T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' with the contact information on her website.

How does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' protect my personal information?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' values the protection of you and her (personal) information. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' will do everything within her power to counteract misuse, loss, unauthorized access, undesired publication or unauthorized changes. If you suspect that T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' does not secure your or her (personal) information or if there are indications of misuse, you need to contact T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' either at info@tsvjapie.nl or phone.

What does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' do with pictures?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' makes pictures during her activities of the present people, activities and/or objects. A selection of these pictures will be published on the website of T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. The pictures of the website are partially public or only visible after logging in. T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' stores and archives the pictures made at activities. The pictures that are published on the website of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’, can also be used for the board’s annual report, the final report of a study tour committee connected to T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’ and an almanac containing also the names of the members of T.S.V. ‘Jan Pieter Minckelers’. Aside from this, the pictures can also be used for physical promotion material distributed in the department of chemical engineering of the TU/e. By being present at an activity, you agree on publication of the pictures in which you are. If a published picture dos not belong on the website of T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers', you can tell this to the board of T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.

Which personal information does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' use for book sales?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' facilitates book sales to her members. These book sales are done in cooperation with Studystore. For these book sales T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' receives the following (personal)information of Studystore:

  1. First name, family name and initials
  2. Email address
  3. Order number
  4. Purchased products
  5. Status of the order
  6. Date of ordering

How does T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' use the Japiecam?

T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' has a webcam that is used during service hours making the Japiekamer (STW 0.25) partially visible on the website of T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'. This livestream is only accessible to members after they logged into the T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers' website. The livestream is not recorded by T.S.V. 'Jan Pieter Minckelers'.